La documentació del procés explica clarament les tasques crítiques que tenen lloc en una empresa. Elimina la confusió entre els empleats i posa tots els membres d'una empresa en la mateixa pàgina. Un document de procés defineix quins són els processos actuals en una empresa. Identificant les pràctiques actuals, sovint descobriu defectes en el sistema actual i veieu espais per a la millora. La documentació del procés també permet que l'empresa s'adapti més ràpidament a les necessitats comercials canviants. Descriure clarament les funcions actuals de la vostra empresa permetrà a la companyia avançar millor.
Determineu l'abast del document. Podeu documentar tots els processos dins d'una empresa o en empreses més grans, centrar-se en un conjunt de processos. Per exemple, una gran corporació potser vulgui començar només amb les seves funcions comptables, en comptes de documentar el funcionament complet de l'organització.
Redacta una representació visual dels processos d'una pàgina. Incloeu una matriu d'aplicabilitat, un esbós de qui és responsable de cada tasca o d'un diagrama de flux de procés. Un diagrama de flux de processos és una representació d'alt nivell dels diferents passos per completar un procés i com passen els passos per l'organització. Per exemple, els diferents passos per pagar una factura es podrien resumir amb un diagrama de flux de procés.
Expliqueu l'impacte que el procés té sobre productes i serveis. Detalli els efectes de les operacions normals i els efectes que provocaria un fracàs en el procés. Per exemple, si les factures es perden i no es paguen, el proveïdor es negarà a enviar el següent ordre.
Defineix els rols dins del procés. Identifica els rols per la seva funció laboral i no per l'individu. Per exemple, els empleats que paguen els comptes processen les factures i introduïu-les al sistema per al pagament. El controlador aprova les factures i autoritza el pagament.
Esbossar tots els sistemes i programes informàtics utilitzats en el procés. Definir clarament cada sistema, el seu propòsit i la seva funcionalitat.
Documentar el procés de principi a fi. Utilitzeu el diagrama de flux del procés com a guia per redactar el text. Incloeu tants detalls com sigui possible, depenent de l'abast que heu triat incloure al document. Utilitzeu noms de funció per assignar la responsabilitat en comptes de noms individuals.
Inclou una secció per a les excepcions. Documentar el que passa quan no es segueix el flux de procés normal. Per exemple, quan els sistemes informàtics estan caiguts, es promulga un sistema de comptabilitat basat en paper per processar les factures.
Reviseu el document del procés amb totes les parts afectades. Assegureu-vos que tots estiguin d'acord sobre els processos.
