La documentació és important per a qualsevol implementació del sistema, i un sistema de comptabilitat no és una excepció. La documentació sol fer-se en paper o en línia amb explicacions com per què es va fer una decisió sobre altres. Normalment, la documentació és estàndard en una empresa i es fa de la mateixa manera cada vegada que s'implementa un nou sistema, facilitant la lectura i la recerca de qualsevol problema.
Solució de problemes
La importància d'una documentació del sistema comptable és clarament visible quan alguna cosa surt malament i la gent necessita saber com arreglar-la. Per exemple: un sistema de pagament de comptes afegeix un impost estrany a determinats venedors. La manera més fàcil d'esbrinar la causa d'aquest problema és revisar la documentació per veure com es va configurar el sistema i per què. Això és fonamental quan es fa servir un sistema i la gent troba problemes inesperats. Potser un informe demana informació que no existeix. Si busqueu la documentació, us ajudarà a solucionar el problema mostrant la configuració d'aquesta informació dins del sistema.
Decisions
La documentació d'un sistema de comptabilitat hauria de presentar decisions a mesura que s'implementi un sistema. Molts sistemes permeten molta flexibilitat i, juntament amb la flexibilitat, es prenen decisions. Per exemple, la documentació mostrarà qui va decidir quants dígits hauria d'haver un compte i els motius pels quals es va prendre aquesta decisió. Això és molt important quan una empresa sofreix canvis importants i la nova direcció vol entendre les decisions que prenen les persones que ja no hi són. Potser aquestes decisions eren savies; potser no. Però almenys hi ha alguna documentació de les decisions que es prenguin per a l'empresa.
Canvis
Quan un sistema ha d'actualitzar-se amb una nova versió o un nou mòdul, disposar d'una documentació adequada pot ajudar a fer que aquest procés sigui més ràpid. Això és crucial si un programa de comptabilitat ha estat dissenyat específicament per a una empresa. Qualsevol detall tècnic és molt important quan es considera la compatibilitat amb un altre programari i els canvis necessaris per al programa. Per exemple, potser necessiteu un mòdul d'actius fixos i voleu que aquest mòdul transfereixi informació al llibre general. La documentació us hauria de donar indicis sobre si podeu fer-ho i, si és així, què cal fer. Normalment, la tecnologia de la informació (IT) utilitza la documentació per obtenir informació tècnica.
Format
Una bona documentació per als sistemes comptables sol ser una combinació de diagrames de flux i de text. Moltes vegades, un diagrama de dades mostra com un sistema es va desenvolupar i implementar millor que el text. Pot ser una mica complicat d'entendre, així que assegureu-vos que la vostra documentació tingui una llegenda perquè pugueu seguir els conceptes.
Altres formats per a la documentació són en forma de qüestionaris, on es fan preguntes específiques i es documenten les respostes. Sobre la base de respostes, informes i altres problemes del sistema de comptabilitat es resolen. Moltes vegades la documentació conté els diagrames de flux i els qüestionaris.
Consideracions
Moltes empreses documenten com i per què s'ha seleccionat un cert sistema de comptabilitat en comptes d'altres. Això pot donar als usuaris una bona idea del que era el pensament, fins i tot si no hi ha cap decisió per a les preguntes. Com que una implementació del sistema pot ser costosa, normalment hi ha minuts de reunions per documentar el procés de decisió. Potser la formació gratuïta l'oferia un proveïdor que era més atractiu que un altre. Per tant, fins i tot abans d'iniciar una implementació del sistema, també hauria d'estar disponible la documentació.
