Moltes empreses confien en la recepcionista per establir el to, però passen el mínim temps omplint aquesta posició laboral particular, centrant-se en el personal "professional".
Un determinat tipus de persona està pensat per conèixer i saludar clients i respondre telèfons. L'empleat que mai no té res a dir sobre algú, és amigable i optimista i li encanta que la gent sigui la millor opció per a aquesta posició.
Una bona recepcionista respondrà al telèfon amb un toc únic, fent èmfasi en una paraula determinada. El telèfon hauria de respondre amb un somriure a la cara i un interès genuí en què ha de dir la persona en l'altre extrem. Tan sovint, les oficines es basen en sistemes de correu de veu. Aquesta és una manera segura de perdre una veu feliç, amable i en viu a l'altre extrem de la línia.
Necessiteu una recepcionista que es vesteixi per impressionar els vostres clients i sentir-se orgullosa de la seva àrea d'oficines.
És important que una bona recepcionista sigui un tampó als empleats. Si algú del personal està molt ocupat, el recepcionista ho hauria de saber. Una recepcionista que estigui informada pot ajudar els empleats a evitar caigudes innecessaris d'última hora, sense negar cites legítimes.
És convenient que un recepcionista invoque una discussió amb els clients, sempre que no sigui controvertit. No vol que el client assumeixi la filosofia de la recepcionista que reflecteixi la companyia en general. Les preguntes generals i els temes de petita conversa estan bé.
La recepcionista ha de ser una extensió del vostre equip de màrqueting. Seguint el seguiment de dates importants, donant informació que voleu que el client sàpiga, però donar-lo de la manera que fa que el vostre client se senti especial és un regal i una bona recepcionista ho tindrà.
La recepcionista ha d'assegurar-se que els fullets de l'empresa es trobin a la taula de cafè i mantingui la cafetera plena i fresca, carregada de dolços i els clients que es desplacen sense problemes a la zona de recepció.
Si no heu establert un calendari comunitari perquè el recepcionista tingui accés per veure cites programades, seria una bona idea fer-ho. Podeu fer-ho fàcilment si esteu connectat a la xarxa; simplement permetre que la recepcionista de la vostra xarxa. Si el vostre sistema de correu electrònic no permet això, podeu configurar un calendari a Internet i demanar-li a tots que publiquin cites que el recepcionista ha de saber sobre el lloc.
