Els sistemes d'informació de comptabilitat (AIS) han revolucionat la manera com es fa el negoci des d'una perspectiva global. Una vegada que la informació financera s'introdueix en l'AIS, es poden generar informes i declaracions financeres a múltiples nivells de negocis per garantir la rendibilitat.
Per tal que el programari AIS pugui presentar informes i informes financers precisos, la informació comptable s'ha d'inscriure correctament a l'AIS de forma eficient.
Els fets
Els sistemes d'informació de comptabilitat (AIS) només són tan bons com la informació introduïda en el sistema. Tot i que el programari AIS informatitzat ha reduït considerablement les hores d'usuari necessàries per gravar i tabular la informació comptable, el programari encara s'ha de controlar i mantenir diàriament per registrar transaccions financeres.
Totes les transaccions financeres tenen tres requisits principals per assegurar una comptabilitat adequada de les operacions comercials: puntualitat, precisió i validesa. Si les transaccions financeres no compleixen aquestes pautes, la informació ingressada en el programari AIS conduirà a declaracions financeres incorrectament preparades i fracàs d'AIS.
Puntualitat
Totes les transaccions financeres han de ser puntuals; els ingressos i les despeses relacionades es produeixen en el mateix període, les factures es registren en el mes que es reben i les entrades de tancament mensuals es realitzen abans de tancar el període comptable a l'AIS.
Permetre que la informació financera s'introdueixi en l'AIS en diferents períodes comptables o mesos de calendari distorsionarà els informes financers produïts per l'AIS. També crearà estats financers que no reflecteixin correctament els ingressos i les despeses que s'hagin produït durant el període comptable.
Precisió
Una vegada que les transaccions financeres es rebin de manera oportuna, han de ser inspeccionades amb precisió. Els informes de costos laborals, els desemborsaments en efectiu i els ingressos en efectiu necessiten ser revisats per garantir que els imports indicats a la documentació siguin precisos. La revisió de les transaccions financeres pot provocar una revisió d'altres funcions de comptabilitat si es fan errors constants.
Si es publica informació inexacta en l'AIS, es necessitaran realitzar reconciliacions de comptes per trobar errors amb les transaccions financeres.
Validesa
La mesura de les transaccions financeres per a la validesa és un pas important en registrar la informació a l'AIS. Els requisits de validesa es compleixen una vegada que es determina que la transacció és precisa, fiable i rellevant per a les operacions comercials. Les auditories de les empreses comptables externes solen centrar-se en la validesa de la informació financera registrada a l'AIS; registrar informació no vàlida és un error crític i es mostrarà com una deficiència de comptabilitat en els informes d'auditoria.
Flux de treball de comptes
La informació financera ha de seguir els passos adequats per satisfer els requisits de puntualitat, precisió i validesa. Totes les oficines de comptabilitat han de tenir un flux de treball per garantir que totes les transaccions financeres es puguin ingressar a l'AIS i es generin els informes financers abans que acabi el període de comptabilitat. Els fluxos de treball eficients també tindran cada document manejat només una vegada durant cada procés, eliminant l'augment del treball superant les transaccions financeres.
Frau voluntari
Tot i que les transaccions financeres poden complir els requisits comptables de puntualitat, precisió i validesa, algunes empreses es dediquen a fraus voluntaris per promoure la salut financera de la seva empresa. El programari AIS era un registre informatitzat difícil de manipular, però encara es pot fer. L'ús de comptes especials que oculten les transaccions, la creació d'entitats separades per amagar el deute i l'ús d'antics auditors per dissenyar una empresa AIS són totes maneres de crear informació fraudulenta amb un AIS.
