Les empreses registren totes les operacions comptables amb llibretes. Un llibre major general conté els saldos de cada compte que l'empresa utilitza per al registre financer i constitueix la ubicació central per informar les transaccions financeres. Els llibreters subsidiaris contenen informació detallada dels comptes seleccionats. El saldo de cada capítol subsidiari ha de ser igual al saldo del compte corresponent en el llibre general. Existeixen diverses avantatges quan les empreses utilitzen llibretes subsidiàries.
Tipus de Ledgers Subsidiaris
Les empreses incorporen diversos tipus de llibretes subsidiàries en els seus sistemes comptables. Els llibreters subsidiaris comuns inclouen un llibre de comptes per cobrar i un compte de comptes pagadera. Un llibre comptable a cobrar inclou comptes individuals que s'apliquen a cada client individual. Cada venda de crèdit es registra al compte de client específic, juntament amb cada pagament. Cada compte de client inclou un saldo actual. Els saldos actuals per a tots els clients se sumen al saldo total de comptes a cobrar. El llibre comptable de comptes inclou comptes individuals per a cada proveïdor. Cada factura rebuda i cada pagament realitzat es registra per a cada compte de proveïdor específic. Cada compte de proveïdor inclou un saldo actual. Els saldos actuals per a tots els venedors s'afegeixen al saldo dels comptes totals a pagar.
Informació detallada
Un dels avantatges d'utilitzar un llibre principal inclou la informació detallada mantinguda al llibre principal. Cada proveïdor que figura en el llibre comptable de comptes inclou informació detallada sobre la transacció. El llibre principal inclou cada factura, la data rebuda, l'import en dòlars i cada pagament enviat al proveïdor.
Control
Un altre avantatge d'utilitzar un llibre principal subsidi gira al voltant del nivell de control que una empresa té amb la informació financera continguda en el llibre principal subsidiari. Un llibre de comptes per cobrar permet al gestor de crèdit i al personal de cobrament de comptes controlar els saldos actuals de cada client. Quan un client disputa un càrrec, el membre del personal de cobraments pot revisar les transaccions d'aquest compte i determinar si la disputa és vàlida.
Accés limitat
Limitar l'accés dels empleats als comptes seleccionats proporciona un altre avantatge d'utilitzar llibretes subsidiàries. Mitjançant sistemes informàtics, les empreses poden limitar l'accés dels empleats als comptes específics que són responsables. Els altres empleats no tenen la capacitat de veure els detalls dels comptes continguts en el llibre major. Això permet a l'empresa mantenir la confidencialitat en comptes de clients o venedors.
