Les trucades de conferència són útils per organitzar una reunió amb un grup de persones en diferents llocs que necessiten prendre decisions. Un grup d'advocats pot haver de reunir-se i decidir una estratègia per al cas del seu client, o un grup de bachelorettes pot estar intentant planificar una dutxa de noces. Una trucada de conferència pot ajudar a un grup de persones a prendre decisions en qüestió de minuts, la qual cosa pot trigar uns dies a enviar-se per correu electrònic i pot ser impossible fer-ho en persona.
Articles que necessiteu
-
Telèfon
-
Programari de programació de reunions
Identifica les persones que necessites per convidar a la trucada de conferència. A continuació, prioritzeu la importància de l'assistència de cada persona. Si hi ha tres o quatre persones que truquen a la vostra trucada de conferència, és probable que la priorització de la llista de convidats no sigui important. Però si esteu convidant a sis o més persones, és més probable que hi hagi conflictes de programació. Assegureu-vos que els responsables de la decisió podran assistir.
Contacteu amb els assistents importants per identificar conflictes de programació. Esbrineu si aquestes persones estaran fora de la ciutat durant un període prolongat de temps, en un avió i no estaran disponibles per accedir-hi o no podran assistir. Organitzeu el vostre temps de reunió al voltant d'aquests conflictes.
Envieu una invitació a tots els assistents. Utilitzeu el correu electrònic, Eviteu o un altre programa de programari d'invitació. Microsoft Outlook pot programar la reunió, enviar invitacions i permetre que els convidats acceptin o rebutgin. Aviat obtindreu una idea general de qui pot assistir i qui no pot fer-ho. Els convidats poden tenir suggeriments sobre les vegades que funcionen millor per ells, i també poden enviar-vos elements de l'agenda a les seves respostes a la sol·licitud de reunió. Revisa la teva invitació sobre la base dels comentaris que reps.
Programeu la vostra reunió mitjançant un servei de trucada. Hi ha diverses empreses que s'especialitzen en l'allotjament de conferències, com ara FreeConference i InstantConference. Si la vostra empresa sovint programa trucades de conferència, descobreix si la vostra empresa té un contracte amb un servei de trucada concret.
Envieu la invitació finalitzada a tots els assistents. Envieu la invitació fins i tot a les persones que han rebutjat la sol·licitud de reunió original, en cas que estiguin disponibles. Assegureu-vos d'incloure tota la informació pertinent a la invitació, inclosa la data i l'hora de la trucada, el codi del país i el número de telèfon que els participants haurien d'utilitzar, així com els codis de participants necessaris. També incloeu el vostre número de contacte perquè els assistents puguin contactar-vos directament si tenen problemes per marcar.
Consells
-
Si mai no ha utilitzat un servei de conferència telefònica abans, pregunteu sobre la claredat de les trucades i la facilitat d'ús. Hi ha alguns serveis gratuïts i alguns que cobren una tarifa. Compareu els preus dels serveis basats en tarifes i decidiu quins són els que millor s'ajusten a les necessitats de la vostra empresa.
