La vostra organització acaba de crear un nou programa i haureu de saber als vostres clients. La forma més senzilla de fer-ho és enviar a cada client una carta informant-li sobre el programa. Per cridar l'atenció del client, la vostra carta ha de ser atractiva perquè la llegeixi i la vostra carta ha de ser informativa perquè entengui exactament el que es tracta del programa. Encara que el programa beneficiï al vostre client, la gent tendeix a mostrar-se reticent a llegir correus directes, de manera que haureu de trobar exactament l'equilibri correcte entre informació i persuasió.
Escriviu la data i ometeu una línia. Utilitzeu la funció de combinació de correspondència al vostre programa de processament de textos per afegir-hi els noms i adreces dels clients, o bé ometre-los si preferiu una carta general.
Ompliu una línia addicional i escriviu "Estimats Sr / Membres (nom del client)" seguit d'un punt de coma, o escriviu "Benvolgut Client Valorat" seguit d'un punt de coma per a un salutació general. Tanmateix, tingueu en compte que les persones tenen més probabilitats de llegir missatges que els dirigeixen específicament, de manera que si podeu afegir els noms i les adreces dels clients, haureu de fer-ho.
Comenceu la lletra amb alguna cosa que atregui l'atenció dels clients. Un fet o estadística rellevant podria interessar-los; per exemple. "Sabíeu que podeu assegurar els vostres fills per $ 50.00 al mes en el nostre nou programa?" Començant amb un benefici directe, això atraurà l'atenció dels clients i els animarà a llegir més.
Doneu informació general sobre el programa. Proporcioneu la informació suficient que els clients poden prendre una decisió informada, però no tant que els aclapara amb lletra fina. Expliqueu-los on poden obtenir els detalls; per exemple, col·loqueu els detalls del lloc web i un paquet de benvinguda, juntament amb l'aplicació del programa.
Expliqueu als clients què han de fer si estan interessats. Proporcioneu un número de telèfon o un lloc web on puguin inscriure's. Doneu dates, llocs i terminis rellevants, si escau.
Tanqueu la lletra escrivint "Atentament" i ometeu tres espais de línia. Escriviu el vostre nom. Imprimiu les lletres al lloc web de la vostra organització i firmeu el vostre nom a sobre del vostre nom escrit a cada lletra. Si no podeu signar cada còpia, feu un gràfic del vostre nom i inseriu-lo al document, de manera que quan imprimiu les lletres, tindran una "signatura".
