El vostre sistema de facturació pot ser tan rudimentari com un lector i un llibre de notes o tan sofisticat com un programa informàtic i de programari dissenyat per gestionar tot, des del càlcul de càrrecs fins a l'enviament d'extractes. A banda de la sofisticació, els conceptes bàsics de facturació no han canviat des de temps bíblics. Encara hi ha un proveïdor de serveis, un usuari del servei i la tarifa que vincula la relació.
La facturació comença amb la gent
El vostre personal construeix un perfil de cada client com el primer pas per dissenyar un sistema de facturació individual per a la vostra empresa. El personal de dades recopila noms, adreces de facturació i termes sota els quals es recapten les tarifes. Si un tercer, com ara una companyia d'assegurances, també està asegurada. Els clients poden demanar-li que els facturin directament o que col·loquin càrrecs amb una targeta de crèdit.
Entrada i verificació de dades
La informació proporcionada pels clients s'introdueix en un programa o enregistrada manualment en un llibre de notes. La verificació de les puntuacions de crèdit i la cobertura de la companyia d'assegurances es pot aconseguir a través de l'accés al telèfon o al lloc web. El vostre personal pot haver d'accedir a informació confidencial, com ara puntuacions de crèdit, per crear un perfil complet per al vostre sistema de facturació, ja que alguns clients poden voler pagar el deute en quotes.
Comptes de codificació
Ja sigui que els vostres negocis cobrin un servei (una consulta) o una infinitat de serveis (consulta, tarifes de laboratori, materials i similars), configurar un sistema de codificació per categoritzar tots els serveis i productes és essencial per al seguiment de diners. Per exemple, es pot facturar un pacient dental per a una neteja, però la tarifa cobrada si l'odontòleg fa el procediment en lloc del higienista no és el mateix, de manera que dos codis s'utilitzen per a la facturació. Un codi pot significar una corona d'or, mentre que un altre representa el tap de porcellana menys costós. Els codis fan el doble deure, el que us permet fer el seguiment dels costos i les categories, de manera que sempre sapigueu com es gasten els temps i els recursos.
Les factures es publiquen
Teniu un parell de maneres de configurar el vostre sistema de dades de facturació. Alguns propietaris d'empreses facturen tots els clients el mateix dia cada mes. Si no utilitzeu una computadora per gestionar aquest treball, el següent exemple té sentit. D'altra banda, el vostre sistema de facturació electrònic us permetrà ordenar els clients per la "data de servei". Un servei del 10 de juliol generarà automàticament una declaració el 10 d'agost mitjançant cicles de facturació estàndard de 30 dies. El vostre flux d'efectiu pot ser millor atès enviant declaracions en qüestió de dies després d'un servei que es realitza. Podeu utilitzar tant el correu caracol com la facturació electrònica per facturar als clients.
Les factures estan seguides
La marca dels comptes una vegada que les dates vençudes han aparegut són una part important del sistema de facturació de totes les empreses. Els recordatoris de pagament coordinats amb l'acoblament de les tarifes "vençuts" són un altre benefici per mantenir un sistema de facturació basat en ordinador. Alternativament, els membres del vostre personal de comptabilitat poden utilitzar un sistema de "fitxer calent" que inclogui una llista de dates de venciment que permeti que les trucades telefòniques recordin als clients que paguin factures una vegada que s'hagi aprovat la data de venciment.
Serveis de recollida, auditories i intermedis
És possible que preferiu gestionar els vostres serveis de col · lecció propis en comptes d'utilitzar una agència externa per supervisar els problemes que no es paguen. Les pràctiques periòdiques i d'autocontrol capturen molts tipus d'irregularitats del sistema de facturació. També podeu afiliar-vos a un centre de compensació creat per tenir cura de tots els aspectes del vostre sistema de facturació, des de les comprovacions de crèdit del client fins a les factures d'emissió. Aquests serveis no són barats, però si prefereix fer una facturació, la compensació pot valer la pena.
