Els diagrames de flux són útils per mostrar com els passos d'un procés empresarial encaixen. Quan s'utilitza per documentar el cicle de comptabilitat, aquests serveixen no només com una llista de comprovació convenient per assegurar-se que els empleats completin cada pas en el cicle de comptabilitat complet cada mes, sinó que també l'ajuden a analitzar i millorar els fluxos de treball comptable. Una vegada que enteneu quins símbols usen on i quina informació requereix cadascun, no és difícil crear un diagrama de flux del procés comptable.
Entendre els símbols del diagrama de flux
Els símbols del diagrama de flux mostren els passos, decisions i tasques que intervenen en el cicle de comptabilitat. Encara que podeu utilitzar qualsevol símbol per representar cadascun d'aquests, moltes persones utilitzen símbols estàndard. Per a un diagrama de flux del procés comptable, aquests inclouen òvals, rectangles i paral·lelograms, que són formes planes amb costats oposats paral·lels i d'igual longitud. També són útils fletxes que indiquen la direcció en què flueix el procés de comptabilitat. Tal com explica el lloc web Mind Tools, els ovals sovint mostren el començament o el final d'un procés, els rectangles identifiquen tasques específiques i les seves instruccions o adreces i els paral·lelograms classifiquen els resultats comptables.
Creeu l'estructura del diagrama de flux
El cicle de comptabilitat és un conjunt de 10 passos que tenen lloc en el mateix ordre en cada període comptable. En l'ordre en què es produeix cada pas, el cicle comptable consisteix a identificar transaccions, analitzar transaccions, fer entrades de diaris, publicar entrades al llibre principal, calcular un saldo de prova, fer ajustos d'entrades, calcular un saldo de prova ajustat, preparar estats financers, transferir saldos en comptes temporals mitjançant entrades de tancament i càlcul d'un saldo de prova posterior. Identifiqueu cada pas principal dins d'un oval i utilitzeu fletxes direccionals per crear una estructura de diagrama de flux vertical.
Afegeix detalls de la tasca
Realitzeu una anàlisi de tasques per identificar tasques individuals en cada pas del cicle de comptabilitat. Com més detalls proporcioneu, més útil serà el gràfic. Per exemple, en lloc d'utilitzar un únic rectangle que diu "registrar entrades de diari com a deutes o crèdits", llista cada pas o proporciona indicacions per completar aquesta tasca en el seu propi rectangle. Per als passos que produeixen resultats, com ara preparar estats financers, identifiqueu la sortida mitjançant paral·lelogrames, col·loqueu aquests a la dreta del rectangle corresponent i connecteu-los amb fletxes direccionals. Repetiu aquest pas fins que es completi el diagrama de flux.
Prova i verifica
Un cop completat el diagrama de flux, Mind Tools recomana que verifiqueu la informació i proveu-la per obtenir-ne la precisió. Una manera d'aconseguir això és demanar als empleats comptables que revisin la taula i la provi seguint els passos tal com es presenten. Aquest també és un bon moment per analitzar el cicle de comptabilitat per millorar l'eficiència i els controls interns. Identifiqueu passos innecessaris i redundants, així com els passos que haureu d'incloure. Mireu si els procediments comptables proporcionen un control intern adequat, com ara la seguretat de la informació i la separació de funcions.
