La Llei federal de normes laborals diu que les empreses han de fer un seguiment de les hores d'ocupació, però no especifica com fer-ho. Encara que això significa que podeu utilitzar qualsevol cosa des d'un full d'inici de sessió en paper a un sistema informàtic complex, l'empresa és, en definitiva, responsable de garantir que els fulls horaris siguin correctes, no els empleats. Per aquest motiu, el mètode no és tan important com trobar un sistema que funcioni i s'adhereixi constantment.
Requisits de seguiment
La FLSA exigeix que els registres de nòmines incloguin dades específiques relacionades amb les hores treballades i els salaris que un empleat obtingui. No importa com seguiu les hores d'ocupació, les dades d'hores de treball han d'incloure l'hora i el dia que comença la setmana laboral d'un empleat, les hores treballades cada dia i el total de les hores treballades cada setmana. A més, heu de conservar els documents originals, com ara targetes de temps, horaris de treball i entrades de treball, durant dos anys, ja sigui en el lloc o en una ubicació central d'emmagatzematge fora de lloc.
Seguiment horari estàndard
El seguiment de temps estàndard funciona tant per a empleats a temps complet com a temps parcial, ja sigui que treballin les mateixes o diferents hores cada setmana. Amb el seguiment estàndard, els empleats han de posar i sortir amb un rellotge de temps electrònic o una computadora, de dues a quatre vegades al dia, depenent de si prenen un descans. Segons el Departament de Treball dels EUA, podeu establir una política, com ara gravar temps als cinc minuts més propers o una desena part de l'hora, que representen petites discrepàncies entre els registres de rellotge i les hores reals treballades, ja que no tots els empleats poden rellotge o sortint exactament al mateix temps.
Seguiment d'excepcions
Podeu registrar hores utilitzant el seguiment d'excepcions per a empleats administratius o d'altre tipus que solen treballar les mateixes hores cada setmana. Amb el seguiment d'excepcions, es crea un formulari que mostra hores de treball estàndard i requereix que els empleats només registrin temps si varia de la jornada laboral normal. Per exemple, si la jornada laboral normalment comença a les 8 a.m. i un empleat arriba a les 8:10 a.m. però funciona la resta del dia com a normal, el temps d'inici mostrarà l'excepció i les hores de treball del dia tindran una durada de 10 minuts.
Seguiment dels empleats fora de lloc
La majoria de les empreses utilitzen programari d'ordinador per fer un seguiment de les hores dels empleats que treballen a casa o en llocs fora del lloc. El seguiment del temps virtual registra l'assistència en temps real, sovint fins a segons. Establiu el programa fins que s'executi automàticament quan un usuari inicia sessió a la seva computadora de treball per reduir la probabilitat que un empleat s'oblidi de copsar. D'aquesta manera, la primera pantalla que un empleat veurà cada matí és la seva targeta de temps virtual. Les opcions per al seguiment del temps virtual varien des dels programes gratuïts fins al programari propietari.
