La majoria de les empreses modernes tenen mètodes electrònics o informàtics per al seguiment de les hores treballades dels empleats. Això no sempre és cert per a empreses més petites i és rar per als contractistes independents. És important que hàgiu seguit amb precisió les hores d'empleat treballades amb fins de pagament, així com també els registres fiscals. Busqueu el sistema que funcioni per a vostè i s'adhereixi constantment durant tot l'any als millors i més precisos registres.
Estudiar diversos mètodes de seguiment i decidir quina funciona millor per al vostre lloc de treball. Moltes empreses petites obtenen un registre de treball en paper, amb el full de cada setmana que es troba en una carpeta d'anell. Si teniu un equip al lloc, podeu utilitzar un programa d'Excel dissenyat per registrar la nòmina. Trieu el mètode més fàcil per a tothom utilitzar-lo de forma coherent.
Escriure totes les regles sobre el seguiment d'hores i publicar-les en un lloc destacat. Incloeu detalls sobre què fer si heu registrat abans o d'hora, si feu servir l'hora militar o civil, les regles sobre l'arrodoniment de minuts i qualsevol altra normativa que vulgueu fer complir.
Manteniu l'element de registre que tothom tingui accés. Mantenir un lligant amb fulls de temps en un prestatge a l'oficina, o per sobre del registre principal. Permet que tothom accedeixi a l'ordinador amb el programa Excel o als fulls de temps si els transferirà al programa un gestor.
Comproveu el mètode de seguiment una vegada per setmana per registrar hores totals per a cada empleat. Busqueu errors en el manteniment de registres, com si els empleats s'oblidessin d'ingressar o sortir, i implementar mètodes per corregir aquests problemes.
