"Vull aquest informe al meu escriptori el primer dilluns al matí". el cap irònic crida al seu subordinat sacsejat en pel·lícules, programes de televisió, llibres i probablement més que uns quants entorns empresarials reals. En lloc d'estar intimidat per la idea de compilar un informe, acolliu-lo com una oportunitat per mostrar el vostre treball. Els informes comercials són documents vitals perquè expliquen punts, problemes o investigacions sovint complexes, de manera clara i concreta. Els informes denoten atenció perquè són oficials. I com que escriviu l'informe, podeu decidir què heu de fer.
Què és un informe empresarial?
Un document tangible. Businessdictionary.com defineix un informe com "un document que conté informació organitzada en forma narrativa, gràfica o tabular, preparada de forma ad hoc, periòdica, recurrent, regular o de manera necessària".
El fet que un informe comercial sigui un document només fa èmfasi en la seva importància. Si bé podria estar en l'ordre del dia de la reunió per donar un informe sobre els béns adquirits durant el trimestre, durant i després de la seva presentació, tindrà l'informe comercial a què es refereixi i també pot distribuir una còpia als assistents. Recordeu els temuts informes de llibres que teníeu a fer a l'escola? Llegir el llibre va ser el primer pas, llavors va haver d'escriure una sinopsi del que va llegir. De vegades, fins i tot heu de presentar el vostre informe a tota la classe. Però per ajudar-vos, teniu l'informe tangible a la vostra mà per fer-ne una referència. Així és com és important un informe.
Una instantània a temps. Un informe comercial és una recopilació de fets i estadístiques sobre un aspecte particular d'un negoci. En general, es tracta d'una captura instantània que informa en un període determinat. Per exemple, un informe anual cobreix dades financeres importants i esdeveniments que proporcionen una instantània financera per a aquest any, mentre que un informe trimestral abasta un trimestre concret de l'any.
La majoria d'informes, independentment del tipus o propòsit, abasten un període específic. Els informes financers cobreixen un període específic. Les finances d'una empresa varien de forma interanual i de mes a mes. Fins i tot un informe sobre els productes disponibles només és correcte per a una determinada finestra de temps, a mesura que s'introdueixen nous productes i s'aturen els de més edat.
Formal o informal. Segons el seu propòsit i qui ho veurà, l'informe podria ser formal o informal. Els informes formals són aquells que seran vistos i revisats per caps, gerents sèniors, clients, potencials clients o inversors o fins i tot públics. Com tots els informes, haurien d'estar ben escrits i presentats sense errors tipogràfics o errors ortogràfics, fàcils de comprendre i precisos al cèntim.
Els informes informals no són menys importants. Als empleats que han de completar els seus informes de despeses per reemborsar-los, són de la màxima importància. Normalment informal, aquests informes contenen descripcions, dates i imports en dòlars registrats en forma d'empresa. Si els empleats no completen l'informe a fons i en temps, no es poden reemborsar els bitllets d'avió, els taxis i els àpats dels clients que paguen en el seu viatge comercial recent.
Informes per altres noms. Molts, en cas contrari, els informes comercials ni tan sols es diuen informes. Poden ser declaracions, com ara un compte de pèrdues i guanys o d'ingressos o altres estats financers, com ara balanços de situació. O bé, poden ser visions de pressupost o projeccions de vendes.
Motius per utilitzar informes empresarials
Per preparar un informe excel·lent, ajuda a comprendre per a què s'utilitzarà l'informe.
Resumir Els informes ajuden a explicar una idea complexa, el procés o l'estat financer de la companyia d'una manera clara i comprensible. Els mesos de dades acumulades o anys de recerca es poden resumir en un breu informe. Per descomptat, és possible que no tingui tots els detalls que es van descobrir en la recerca, però l'informe donarà a aquells que llegeixen l'informe un resum concís de la recerca o de les dades.
Simplifiqui. Les persones que revisaran el vostre informe poden no tenir el temps, el desig o l'habilitat per avaluar totes les dades i la recerca que hi ha darrere. En qualsevol cas, tenen els seus propis treballs per fer. El vostre informe els proporciona el que necessiten saber.
Aclarir Si 10 persones anessin a llegir i revisar totes les dades i resultats de recerca que hagueu recopilat, vindrien a diverses conclusions. El vostre informe assegura que tots funcionen des del mateix punt de vista perquè els proporciona totes les mateixes dades.
Persuade. Digueu que la vostra empresa vol persuadir els inversors per posar capital per finançar una nova idea. El vostre informe s'inclourà al pla d'empresa que es compartirà amb els inversors. Altres associats compilaran la declaració de resultats i altres informes d'estat financer de la companyia, però el seu informe serà una projecció de vendes en què la companyia creu que els mercats no explotats i les vendes que podrien obtenir. Els estats financers són importants, però el vostre informe és el que podria persuadir als inversors que es trobin a bord o no.
Demostreu un punt. Els informes comercials s'utilitzen sovint quan s'han de prendre decisions difícils, com ara reduir-ne la mida, que podria implicar acomiadaments. Ningú vol anar en aquesta direcció, però quan l'informe està davant d'ells, mostrant la disminució constant dels beneficis en comparació amb despeses com els salaris, és clar el que cal fer. O, en el costat positiu, els informes poden mostrar si l'empresa està en condicions d'expandir-se a noves i interessants adreces.
Resoldre un problema. Heu estat en reunions on les discussions d'un problema es repeteixen sense arribar a una solució viable. Però, si compartiu els vostres informes a la pantalla de projecció gran, tothom està examinant el mateix problema al mateix temps. La visualització d'un document tangible, amb taules i gràfics que mostren on està la situació, permet que tots analitzin el mateix material i arribin a una solució.
Tipus d'informes empresarials
Hi ha un nombre infinit d'informes comercials que es poden escriure, especialment perquè també podeu escriure el vostre propi informe personalitzat i titular-lo com vulgueu. En general, però, els informes comercials es divideixen en quatre categories: explicatiu, analític, de progrés i legal. Per descomptat, es pot superposar i fer-ho. Un informe de progrés, per exemple, podria ser també explicatiu. Però el seu objectiu principal és donar una actualització sobre una situació.
Informes explicatius. Alguns informes de negocis s'escriuen per explicar una situació o un tema perquè tothom pugui entendre-ho. Podeu escriure un informe explicatiu per explicar la recerca que heu realitzat, per exemple. Si tan sols presenta una taula amb els resultats de la vostra recerca, naturalment estaràs inundada amb preguntes sobre el motiu de la recerca, la vostra metodologia, les mides d'exemple i més. Per tant, en lloc de només una taula de resultats, haureu de començar per indicar breument la raó per la qual va fer la recerca i com ho vau fer, com ara fer un estudi telefònic o per correu electrònic, fer un seguiment de dades durant un període de temps o la vostra metodologia. A continuació, s'expliquen els resultats de la seva recerca utilitzant una taula, diagrama o un altre mètode que faci que els resultats siguin clars. A continuació, resumeix els resultats en unes poques frases.
Informes analítics . Aquest tipus d'informe proporciona una anàlisi, potser comparant dues situacions o possibilitats. En lloc d'explicar-se, un informe analític fa almenys una part de l'anàlisi de les troballes del lector. Podeu utilitzar visuals a l'informe analític per mostrar els vostres punts, com ara diagrames o taules de dades.
Informes de progrés. Igual que les targetes d'informe de l'escola, els informes de progrés mostren com estan passant les coses ara mateix. No es basen en muntanyes de recerca o d'anàlisi; són una actualització per a persones que necessiten una. Els informes anuals, els estats financers, com ara els comptes de pèrdues i guanys, i altres informes que són instantànies d'un punt en el temps són informes de progrés.
Informes legals. Qualsevol informe que la llei exigeixi a la companyia per compilar i publicar, arxivar o enviar a una altra entitat és un tipus d'informe legal. A vegades, es fan informes legals per protegir la companyia de possibles demandes judicials o d'altres problemes legals. Si un informe es compila a efectes fiscals, o és requerit per la Comissió de Valors i Intercanvi, un tribunal o una altra entitat oficial, pertany a la categoria legal.
Exemple per escriure informes comuns
Segons el Laboratori d'escriptura en línia de la Universitat de Purdue (OWL), la majoria dels informes empresarials no tenen un format universal. Comproveu si la vostra empresa té un format preferit per a l'informe que escriviu. Si no és així, podeu escriure-lo de la manera que consideri oportú. Tanmateix, OWL té suggeriments que us poden ajudar a assegurar-vos que cobreix totes les bases i que escriviu el millor informe que puguis.
- Manténgalo breu.
- Conegui el seu públic i escriu-los.
- Utilitzeu els encapçalaments i ressalteu punts importants.
- Posi primer les troballes, arguments o punts més importants.
- Decidiu si incloure les vostres conclusions o deixar-les als lectors.
El contingut de l'informe variarà depenent del propòsit i del públic. Per a un informe intern, l'audiència ja sap sobre l'empresa, de manera que no cal que els ompli d'aquests detalls. Tanmateix, un informe públic o un amb múltiples públics es beneficiaran d'informació bàsica sobre l'empresa.
Títol / títol de la pàgina. Cada informe necessita un títol clar que expliqui el que revelarà. Aquest no és el lloc per ser intel·ligent; la transparència és clau. Per obtenir un informe breu o informal, es farà un simple títol a la part superior de la pàgina, seguit de les dates, si escau. Per exemple:
Resum d'ingressos i despeses, primer trimestre 2018
Els informes formals necessiten una pàgina de títol que inclogui el títol, la data i l'autor, per exemple:
Resum d'ingressos i despeses
Primer trimestre 2018
Preparat per
(el teu nom)
Si l'informe s'està preparant per a una persona o grup específic, afegiu-ho després del vostre nom, per exemple:
Per
XYZ Company, Inc.
Introducció. Comenceu amb una breu història o informació de fons pertinent sobre l'empresa, si creieu que és necessari. A continuació, explica breument per què s'ha preparat aquest informe. Si l'informe presenta resultats de recerca, explica breument la metodologia de la recerca. Per a un breu informe, això hauria de ser unes poques frases. Un informe formal pot incloure una pàgina sencera. Alguns informes formals comencen amb un resum executiu que ofereix una visió general o sinopsi de l'informe perquè, si això és tot el que algú llegeix, encara comprenen l'informe.
Taula de continguts. En un llarg informe, llista seccions i visuals amb números de pàgina.
Cos de l'informe. Aquí us presentem les vostres dades, la informació crucial o més important del vostre informe. Incloeu visuals, com ara gràfics, diagrames, taules o gràfics en lloc de només text. Els visuals mostren a la gent el que volen que coneguin i són interactius, cosa que manté l'atenció dels lectors. Les taules, gràfics i altres documents substantius visuals són la "prova" del que estàs informant. Comenceu sempre primer amb les dades més importants.
Resultats. Aquesta secció és opcional i depèn dels vostres lectors.Vols dir-los com interpretar els resultats o deixar que l'informe parli per si mateix? ****
Conclusions. Els informes formals necessiten un final que resumeixi els resultats, tant si es preveien com sorprenents, com afectaran les decisions futures.
Excepcions. Els informes anuals i trimestrals són exemples que poden ser més creatius. Particularment, si l'empresa està arribant al públic en general, com ara l'informe anual o trimestral d'un hospital, les actualitzacions es poden explicar millor a través d'històries convincents de vides salvades o empleats que realitzen tècniques d'última generació. Les empreses també poden relacionar el seu progrés d'aquesta manera, entrevistant els empleats que realitzen investigacions d'última generació o inventen productes nous i emocionants.
Al final, com escriviu el vostre informe, us correspon. Senzillament, mantingui el vostre públic en la seva ment i inclogui informació que clarament transmeti el missatge. Sense suar. Ho tindreu al taulell del vostre cap en molt poc temps.
