Empreses que mantenen inventaris usen sistemes d'inventari per gestionar els nivells d'inventari al magatzem i a la planta. Aquestes empreses han de decidir entre utilitzar sistemes d'inventari de períodes i sistemes d'inventari perpetu. Amb qualsevol sistema, l'empresa encara necessita fer un inventari físic almenys una vegada l'any. Un inventari físic proporciona un parell de beneficis per a la gestió del negoci.
Sistemes d'inventari
Els sistemes d'inventari compleixen les necessitats d'un negoci proporcionant informació sobre quantitats d'inventari i valors de dòlars. Molts sistemes d'inventari proporcionen informació sobre la ubicació del magatzem específic de l'inventari i la quantitat continguda en aquest lloc. Els empleats i gestors de plantes utilitzen aquesta informació per localitzar articles específics per enviar als clients o per determinar si l'empresa necessita reordenar un article d'inventari específic perquè l'inventari disponible ha disminuït. Els sistemes d'inventari també proporcionen informació al departament de comptabilitat sobre el valor total de l'inventari propietat de l'empresa.
Inventari perpetu
Un sistema d'inventari perpètua s'actualitza cada vegada que el magatzem rep inventari dels proveïdors, així com cada vegada que el magatzem envia inventari a un client. El sistema d'inventari permanent proporciona el saldo d'inventari en qualsevol moment. Aquest balanç s'actualitza contínuament. Moltes empreses utilitzen escàners i codis de barres per registrar fàcilment els canvis en els saldos d'inventari. Aquestes empreses analitzen peces d'inventari quan s'envien o reben, que actualitza automàticament l'equilibri del sistema d'inventari.
Inventari físic
Un inventari físic consisteix a comptar manualment cada element d'inventari i comparar-lo amb la quantitat registrada en el sistema d'inventari. Algunes empreses separen els empleats en dos grups, amb un grup que conté cada element i el segon grup que recull cada element. Això permet a l'empresa comparar els dos recomptes amb la quantitat registrada en el sistema i identificar possibles problemes d'inventari. Un recompte d'inventari físic permet a l'empresa determinar correctament quantitats d'inventari, identificar ajustos d'inventari necessaris i investigar variàncies.
Ajust d'inventari
De vegades, les empreses descobreixen discrepàncies entre les quantitats reals de l'inventari i l'inventari registrat. Quan això passa, l'empresa registra un ajustament d'inventari per corregir el saldo d'inventari del sistema. Es produeixen quantitats d'ajust comparant la quantitat real amb la quantitat del sistema. El propòsit de l'ajustament de l'inventari és fer que el sistema d'inventari sigui igual a l'inventari real propietat de l'empresa.
Variació de l'inventari
Després de fer un inventari físic, una empresa investiga les variàncies quantitatives descoberts per determinar el motiu de les variàncies. Les variacions solen sorgir com a conseqüència dels errors dels empleats, el robatori o la destrucció.
