L'alteració dels procediments de facturació de la vostra empresa pot afectar la manera com feu negocis amb resultats de clients. No podeu simplement canviar les dates de la factura programades, augmentar els imports de pagament o reviseu els vostres termes sense avisar prèviament als vostres clients. En cas contrari, s'enfronta a la perspectiva de trucades, queixes, pèrdua d'ingressos i comentaris negatius. Crea la carta que envieu als vostres clients, de manera que proporciona respostes completes a "qui, què, quan i on" de les vostres noves polítiques.
Clarificar l'objectiu
Les convocatòries formals de canvis de procediment haurien d'obrir amb declaracions clares de la font de la informació, la població que afecta i la naturalesa del canvi. Per aconseguir aquest objectiu, utilitzeu el paper de carta de la vostra empresa perquè el destinatari conegui immediatament la vostra identitat. Si configureu el vostre missatge en el programari de processament de text com a projecte de combinació de correu, podeu incorporar una salutació personalitzada a cada carta per evitar la temuda introducció de "Benvolgut client estimat" que despersonaliza qualsevol missatge. Reafirma el vostre agraïment pel negoci del destinatari i expliqueu els conceptes bàsics de la política en un primer paràgraf breu. Per exemple, podeu anunciar "Perquè us valorem com a client, us contactarem per informar-vos d'un proper canvi en els nostres procediments de facturació que afecten el vostre compte amb nosaltres".
Proporcioneu detalls
Després d'introduir el tema general de la vostra comunicació, aneu al punt del paràgraf següent. Expliqueu, amb la major brevetat possible, el canvi que ve i com les noves regles difereixen de l'anterior. Els clients volen saber exactament com afecten les vostres polítiques. Si no proporciona una explicació clara i lògica que respon a totes les preguntes òbvies que planteja, el telèfon començarà a sonar poc després que arribin les vostres cartes a les bústies de correu dels destinataris. Per assegurar-vos que heu dirigit tots els detalls necessaris, pregunteu als vostres amics, col·legues o altres forasters que llegeixin la vostra carta en els seus estadis de prototipos i perfeccioneu el vostre missatge a la llum de les preguntes que plantegin.
Confirmeu el temps
Marqueu exactament quan els canvis tinguin efecte. Si els clients han de començar a utilitzar una nova adreça de pagament efectiva amb un cicle de facturació mensual, digueu-los "Començant amb el vostre pagament mes i any, envieu el vostre xec a adreça". Si els clients veuen un canvi en els termes de pagament, digueu-los: "Augmentem el pagament mínim de nombre a nombre percentatge del vostre saldo a partir de mes i any". Per evitar confusions, utilitzeu aquesta declaració de temps per recuperar el canvi i proporcionar una data completa perquè la vostra carta es converteixi en una referència futura viable per als fitxers dels clients.
Fes-ho oficial
Abans de tancar la vostra carta, deixeu en clar, de manera ferma però amigable, que els vostres canvis no representin termes opcionals. Els clients han de adonar-se que no poden optar pels seus procediments, excepte en tancar els seus comptes i que continuar fent negocis amb vostè després de la data del canvi confirmen que accepten i accepten complir les noves regles. Proporcioneu el vostre nom i la vostra informació de contacte, tot i que tot aparegui com a part del capçal de paper i emfatitzeu que acull les trucades dels clients si teniu preguntes o comentaris.
