Moltes empreses emeten targetes de crèdit als empleats per a diverses compres, inclosos els subministraments d'oficina, els àpats comercials i les despeses de viatge. Tanmateix, de vegades, els empleats poden utilitzar malament la targeta de crèdit de l'empresa, en lloc de passar-la per tipus incorrectes de despeses laborals o, pitjor encara, per a ús personal, incloent avanços en efectiu, desplaçaments personals, despeses relacionades amb la llar i molt més. Una vegada que esbrini que un empleat ha utilitzat el crèdit de l'empresa de forma inapropiada, actua de manera ràpida perquè els altres empleats no segueixin el mateix o continuï el mal ús.
Mireu els registres de crèdit de l'empresa per determinar quins càrrecs són inadequats o no relacionats amb l'empresa. Destacar-los i fer còpies tant al departament de finances com, si escau, el fitxer personal del treballador. Això no només et dóna una idea de la quantitat que s'ha usat malament de la targeta, sinó que també us proporciona un punt de referència per fer servir quan parleu amb l'empleat.
Confirmeu amb recursos humans abans de parlar amb l'empleat. Les probabilitats són que hauran d'estar a la vostra habitació quan pregunteu a l'empleat sobre els càrrecs. D'altra banda, poden dir-vos com procedir si l'empleat admet que fa mal ús de la targeta per a ús personal, especialment si sabés que era contra les normes de la companyia.
Programeu una reunió amb l'empleat. Pregunteu si ha rebut una còpia de les directrius de l'empresa quan va rebre la targeta. Això us informa si era conscient de les polítiques d'ús del crèdit de l'empresa. Donar-li la possibilitat d'explicar i esbrinar si els càrrecs eren deliberats, si és fins i tot responsable dels càrrecs o si aquest era simplement un cas d'utilitzar la targeta equivocada per als tipus de compra incorrectes. Si l'acció era maliciosa i deliberada, és possible que hagueu d'adoptar mesures disciplinàries. La severitat de la disciplina hauria de dependre del seu rècord general, així com de la quantitat acusada, de la seva voluntat d'admetre la seva indiscreció i el nivell de remordiment que mostra. Registre la conversa, amb el seu permís, en el cas que necessiteu seguir el tema més enllà, com ara la presentació de càrrecs penals.
Inicieu qualsevol camp d'acció que s'ajusti al nivell de mal ús. Si es tractés simplement d'un ús incorrecte involuntari, reitereu les directrius sobre l'ús de la targeta i ofereixi a l'empleat una altra oportunitat. Si els càrrecs foren determinats, utilitzeu les directrius de la vostra empresa per prendre la millor decisió i tenir en compte la història de l'empleat i la naturalesa dels càrrecs.Si els càrrecs s'executen als milers, es considera un gran robatori a la majoria dels estats, i és possible que no tingueu altra opció que contactar-vos amb el vostre departament de policia local i fer que pugin càrrecs contra l'empleat.
Normes més estrictes de l'estudi pel que fa a l'ús de targetes de crèdit. Segons el lloc web Inside Indiana Business, comproveu els càrrecs cada mes i marca els que semblen sospitosos. Feu que sigui una norma que els empleats us demani abans de fer cap càrrec per una quantitat determinada de diners. Limiteu el nombre de targetes que proporcioneu als empleats, permetent només aquells que necessiten regularment comprar subministraments per a l'empresa per mantenir un compte de crèdit d'empresa.
