Tota transacció que es produeix en una organització requereix que el departament de comptabilitat tingui en compte el seu impacte econòmic. El comptador necessita registrar cada transacció amb un impacte econòmic en els registres comptables. Moltes empreses emeten targetes de dèbit i de crèdit als empleats per reduir els reemborsaments de despeses que processa. En lloc de reemborsar els empleats, l'empresa paga la factura de la targeta de crèdit o ajusta els registres de la transacció de dèbit. Les dades comptables varien segons si l'empleat ha utilitzat una targeta de dèbit o de crèdit.
Transacció amb targeta de dèbit
Els bancs emeten targetes de dèbit als empleats de la companyia per reduir el nombre de xecs que l'empresa necessita per imprimir. Una transacció amb una targeta de dèbil elimina efectiu del compte bancari de la companyia en el moment de la transacció. L'empleat utilitza una targeta de dèbit de la mateixa manera que utilitza una targeta de crèdit en fer compres. El banc rep un avís electrònic de la transacció i transfereix els diners al venedor per pagar la transacció.
Comptabilitat de targetes de dèbit
Quan un empleat fa una transacció mitjançant la targeta de dèbit, el comptador de l'empresa necessita actualitzar els registres financers. El comptador es posa en contacte amb l'empleat per determinar per a què era la transacció. El comptador utilitza aquesta informació per determinar el compte de despeses que s'ha d'utilitzar a l'entrada de comptabilitat. El comptador augmenta el compte de despeses i disminueix l'efectiu.
Transacció amb targeta de crèdit
Els bancs emeten targetes de crèdit als empleats de la companyia per reduir la quantitat d'informes de despeses enviats pels empleats. Una transacció amb targeta de crèdit crea un passiu per l'empresa que exigeix que l'empresa pagui al banc al final del període. L'empleat utilitza una targeta de crèdit quan realitza compres en línia, per telèfon o en persona. El banc rep un avís electrònic de la transacció. Al final del període, el banc suma totes les transaccions i envia una factura a l'empresa.
Comptabilitat de targetes de crèdit
Quan un empleat fa una transacció amb la targeta de crèdit, manté el rebut i escriu una descripció de la transacció al rebut. Al final del mes, presenta tots els seus rebuts al comptador de l'empresa. El comptador compara els rebuts a la factura i s'assegura que totes les transaccions es compten. El comptador utilitza els rebuts per determinar el compte de despeses que cal utilitzar a l'entrada de comptabilitat. El comptador augmenta el compte de despeses i disminueix l'efectiu.
