Totes les empreses, independentment de la indústria, tenen funcions administratives que cal gestionar perquè l'empresa funcioni amb eficàcia. Aquests deures són sovint realitzats per un secretari, recepcionista, assistent administratiu, assistent executiu o gerent d'oficina. En empreses més petites, on no existeixen tals funcions, els empleats han de treballar junts per garantir que es completin els deures administratius.
Emmagatzematge d'informació
La presentació de documents importants en els llocs adequats de manera oportuna és un deure administratiu que inclou la col·locació de carpetes en els gabinets d'arxius o documents en programes de gestió de documents en línia. Els sistemes de fitxers precisos garanteixen als empleats tenir accés a registres financers, registres de clients i recerca.
Trobar informació
La investigació d'informació per a clients, directius i companys de feina, ja sigui en línia, en els sistemes de registre d'oficines o en llibres, és un deure administratiu essencial que ajuda a les empreses a disposar de la informació necessària per iniciar i acabar els projectes. Aquesta informació sovint es compila, es resumeix, es distribueix a les persones necessàries i es presenta en un informe o full de càlcul.
Respondre els telèfons
Ja sigui que posseeixis una agència de publicitat o una bugaderia, els clients contactaran amb preguntes sobre productes i serveis, hores de funcionament, sol·licituds d'informació o preguntes sobre preus. Respondre aquestes trucades i atendre les necessitats dels clients és un deure administratiu que pot afectar l'èxit o fracàs d'una corporació. La comunicació ineficaç amb clients potencials pot deixar una mala impressió de l'organització. És important que la persona que realitzi aquest deure administratiu sigui personable, cortès i coneixedor de l'empresa.
Salutació Visitants
Quan un visitant entra a una oficina, normalment un recepcionista o secretària se sent a la porta per dir "hola", acullen al visitant al lloc de treball, ajuden amb preguntes i el dirigeixen a la persona, oficina o divisió apropiada. Tant si es tracta d'una persona de lliurament que elimina un paquet com si un client entra per una cita programada, saludar els visitants és un deure administratiu essencial.
Compra d'equips i subministraments
Mantenir sales de subministrament i armaris amb paper, bolígrafs i altres articles d'oficina és un deure administratiu. Les tasques assignades a aquestes posicions inclouen comandes d'altres empleats, comandes de seguiment, dispersió d'articles a l'arribada i manipulació de factures, normalment en col·laboració amb l'equip financer.
Creeu i gestioneu les comunicacions escrites
A més de compondre correus electrònics i cartes empresarials per crear informes, fulls de càlcul i bases de dades, els deures administratius també inclouen la creació i gestió de la distribució d'aquestes comunicacions escrites. Si aquestes comunicacions són per a empleats o clients, les tasques es completen amb processament de textos i programes de full de càlcul per crear documents professionals i concisos.
Preparació de reunions
La configuració de sales de conferències i sales de reunions, la realització d'arranjaments de càtering, l'ordenació i muntatge d'equips audiovisuals i la preparació d'agendes corresponen a la categoria de funcions administratives. Aquestes funcions clau són essencials quan les empreses tenen conferències o reunions de clients a l'oficina o fora d'ella.
