Produir productes de qualitat d'una manera eficient amb ànim de lucre i mantenir-se dins dels límits de les lleis i regulacions requereix una coherència en les operacions. Moltes empreses ajuden a si mateixos mitjançant la institució de procediments operatius estàndard o SOPs, que proporcionen instruccions pas a pas per implementar procediments importants. Els SOPs ajuden a garantir la precisió i el control de qualitat. S'utilitzen en diverses empreses i organitzacions, especialment en governs, fabricació, investigació i desenvolupament, laboratoris i acadèmics. Atès que les unitats individuals dins de les empreses tenen milers de procediments, cadascun necessita SOPs diferents. Per tant, és útil proporcionar als caps de cada unitat una plantilla SOP, que ofereix un punt de partida per escriure els seus propis procediments i els manuals SOP. Les plantilles SOP proporcionen tots els components importants que necessita cada procediment.
Guia dels escriptors de SOP per determinar quin tipus de procediment s'ha d'escriure. La plantilla ha de proporcionar-los una eina fàcil de prendre decisions basada en la quantitat de decisions que han de fer els treballadors per dur a terme els procediments. Adviseu que els procediments de rutina que són curts només requereixen que el treballador realitzi algunes sentències i es pugui redactar en un senzill format de passos. Per exemple: feu A, després B, i després C. Tingueu en compte que els procediments llargs que requereixen algunes decisions poden utilitzar un format de passos jeràrquics, indicant al treballador en quin ordre ha d'anar el procediment i, sovint, incloure subtítols que s'han de realitzar per completar el tasca sencera. Oferiu exemples de diagrames de flux o infografies per descriure procediments complicats, llargs i necessaris per prendre decisions múltiples. Per exemple: Do A. Si "normal", feu B, C i D. Si "anormal", repetiu A per confirmar i feu E, F i G.
Descriu les femelles i els cargols d'escriptura de cada procediment. Per exemple, cada procediment ha de tenir un títol, un propòsit, un abast i els mètodes i responsabilitats per dur a terme el procediment. Anima o requereix que els escriptors de SOP utilitzin una convenció de nomenclatura uniforme per als procediments de titulació. Aconselleu-los que determinin l'abast del procediment, com a qui s'aplica el procediment, quan i sota quines circumstàncies. També podeu descriure quan no s'ha d'utilitzar cada procediment. A la secció de mètodes i responsabilitats, proporcioneu un protocol pas a pas sobre l'execució d'un procediment. La plantilla ha de proporcionar frases simples i curtes amb verbs d'acció.
Proporcioneu definicions i requisits de recursos. Cada procediment ha de tenir una secció que defineixi els termes utilitzats en el document i s'especifiqui qualsevol acrònim. A més, ha de dir als empleats quins documents, equips o altres materials hauran de dur a terme el procediment. Referiu-vos a qualsevol altre procediment relacionat que els empresaris necessitin realitzar abans d'hora o necessiten ser conscients per completar la tasca. No us oblideu d'altres components importants que ha de tenir la plantilla. Aquests inclouen la data efectiva del procediment i l'última data en què es revisava el procediment.
Consells
-
Depenent de la vostra empresa, també pot ser important assignar un nivell de seguretat al SOP per aclarir quin nivell d'autoritat es requereix per dur a terme el procediment. Utilitzeu la plantilla per descriure també les condicions sota les quals l'empleat pot realitzar de manera segura el procediment de manera segura.
Avís
Incloeu sempre orientacions sobre salut i seguretat o violacions normatives quan correspongui. Proporcioneu un lloc a la plantilla i utilitzeu mètodes per emfatitzar advertències importants, com ara negreta o enquadrada amb aquests missatges. Descrigui què passaria si el procediment no es seguís o es segueix de manera incorrecta, ja sigui que es produeixin danys personals, pèrdua de vida, danys a l'equipament, productes defectuosos, multes, litigis o tancament d'empreses.
