La competència per a la lleialtat dels consumidors fa que sigui important que les empreses facin tot el que puguin per satisfer les necessitats dels clients. Per mantenir-se en marxa amb les prioritats del seu servei, moltes empreses adopten una carta de servei al client, un document que detalla els objectius i processos del servei al client. Escriure una carta de servei al client no té una gran quantitat de temps ni diners.
Desenvolupeu una descripció general del vostre negoci que descrigui el que feu o quins productes i serveis ofereix. Per exemple, si vostè és propietari d'una empresa de joieria, la seva visió general podria ser "XYZ Company és un negoci artesanal que crea joies fetes a mà amb veritables gemmes".
Escriure els objectius del servei al client. Per exemple, si sou propietari d'una empresa de disseny gràfic, els vostres objectius podrien completar comandes dins del marc temporal amb menys de tres revisions. Si dirigeixes una botiga de sabates atlètics, els objectius del servei al client podrien ajudar a que cada client trobi la sabata més adequada per al seu esport i que tingui prou coneixements per respondre a qualsevol pregunta que tingui sobre les sabates esportives.
Anoteu els drets del vostre client en relació amb el vostre negoci. Per exemple, una botiga de roba pot considerar que els seus clients tenen dret a una assistència cortès, oportuna i un pagament ràpid.
Afegiu una secció a la vostra carta detallant el que farà la vostra empresa per assegurar-vos que compliu els vostres objectius de servei al client i que respecteu els drets dels vostres clients. Tornant a l'exemple de la botiga de roba, pot decidir que mantingui presentables o ordenades totes les presentacions, saludar a cada client amb un somriure i introduir regularment noves tendències en el seu inventari.
Tingueu en compte a la seva carta el que els clients poden fer si no senten que els seus drets van ser honrats o si els objectius del servei al client no es van complir. Això pot incloure l'adreça postal, el número de telèfon o l'adreça de correu electrònic a un departament de reclamacions del client o gerent d'empresa.
Publiqueu la carta de servei al client al lloc web, al blog o a la vostra botiga o oficina de la vostra empresa.
