Les empreses han de proporcionar als empleats i contractistes independents formularis d'ingressos per presentar declaracions d'impostos. Els empleats reben formularis W-2 i els contractistes independents reben formes de 1099-MISC. Aquests formularis requereixen un nom, adreça i un número d'identificació fiscal nacional, també conegut com a número de la Seguretat Social per a particulars i número d'identificació de l'empresari per a empreses.Eviteu possibles problemes de registre per a totes les parts verificant la informació del número d'identificació fiscal (TIN) sobre els formularis que genereu. Els registres de cerca pública tenen recursos diferents per confirmar propietaris de TIN.
Servei d'Ingressos Interns
Recerca sense ànim de lucre: L'IRS té una eina per buscar entitats sense ànim de lucre anomenades Comprovació de selecció d'organització exempta. En introduir un TIN, l'eina proporciona el nom sense ànim de lucre i les últimes dades de l'adreça conegudes. També estableix un estat exempt d'impostos, identificant entitats que han perdut estatus sense ànim de lucre. Els empresaris utilitzen els detalls de la NIF sense ànim de lucre a l'hora de deduir les donacions i a l'hora d'emetre formularis 1099-MISC si l'entitat benèfica estava contractat per serveis.
Recerca per beneficis i individual: L'IRS també té un servei de concordança de TIN perquè les empreses coincideixin amb la informació fiscal o individual. Aquest servei coincideix amb la informació TIN amb possibles variacions de nom. Aquest servei només funciona si teniu un nom per fer coincidir amb el TIN. Això ajuda a prevenir el frau dels empleats o proveïdors que proporcionen informació inexacta. Aquest servei està disponible en línia i té resultats immediats per a cerques de fins a 25 noms. Les cerques més grans requereixen 24 hores per a la realització de batch fins a 100.000 TIN.
Comissió de Valors i Intercanvi
El sistema EDGAR és la recerca de bases de dades mantinguda per la SEC per a empreses registrades que eleven un milió o més de dòlars. Les empreses per sota d'aquest llindar no estan obligades a registrar-se. Aquest sistema requereix que la part de cerca contingui informació de la companyia per realitzar la cerca. No hi ha manera de buscar exclusivament en funció de la TIN. Això limita el sistema EDGAR, però és un recurs gratuït disponible per a les empreses.
Administració de la Seguretat Social
El servei de verificació del número de l'Administració de la Seguretat Social funciona de manera similar al sistema IRS però és exclusiu dels números de la Seguretat Social, que serveixen a particulars i no a entitats comercials. Un negoci pot verificar fins a 10 números amb noms o variacions de noms en línia de forma immediata de forma gratuïta. Els empresaris poden confirmar la informació dels empleats abans de presentar la informació de W-2.
No tots els contractistes independents tenen una entitat formal establerta. Aquests contractistes "fan negocis com a" empresaris que sovint utilitzen el seu propi número de la Seguretat Social en comptes d'un TIN separat per a fins comercials. El Servei de Verificació del Número de l'Administració de la Seguretat Social confirma la informació en aquestes situacions.
Més solució de problemes
És possible que es rebutgin declaracions d'impostos si la informació TIN és incorrecta. Si les cerques de bases de dades no proporcionen la verificació TIN desitjada, solucioneu els registres comercials existents. Això pot trigar molt, però les taxes d'èxit augmenten amb més informació.
Comença amb antigues declaracions d'impostos i registres d'ocupació. Referència creuada del TIN amb informació prèvia d'empleat o proveïdor. Coincideix amb cada TIN amb la informació que es proporciona en el Formulari I-9 quan es va contractar l'empleat o el proveïdor. Truqui al negoci de la persona o proveïdor i expliqui el problema amb la verificació. Sol·liciteu informació actualitzada, com ara còpies de targetes de la Seguretat Social per reproduir-les correctament.
