Els proveïdors (sovint anomenats venedors) són persones físiques o empreses que subministren matèries primeres, productes acabats o serveis a una altra empresa o empresa. Per mantenir procediments efectius de compra, els oficials de contractació i els empresaris han de revisar periòdicament la seva llista de proveïdors actius per assegurar-se que l'empresa obtingui el preu adequat i el servei adequat. La informació continguda en una revisió del rendiment del proveïdor es pot utilitzar com a mesura estàndard per avaluar nous proveïdors potencials o pot ser utilitzada com a cas de negoci per canviar proveïdors. També es pot compartir una ressenya amb un venedor per tal de millorar el rendiment o com a recomanació per als altres clients potencials del proveïdor.
Identifiqueu el proveïdor pel nom, l'adreça de l'empresa i el número de telèfon. Això es pot incloure com a capçalera o simplement es pot incloure en el primer paràgraf. Si l'empresa té més d'una oficina o departament, assegureu-vos d'identificar el departament específic que subministra la vostra empresa. També proporcioneu informació sobre el vostre administrador de comptes o un altre contacte a l'organització. Si hi ha més d'un contacte, llista tots els contactes importants, així com les seves funcions.
Expliqueu la relació entre les vostres empreses. Enumereu els productes o serveis que el venedor ven a la vostra empresa. Indiqueu quan comença la relació. Llista de preus per a articles i serveis comprats regularment. Expliqueu totes les garanties i els termes de facturació de l'estat. Quantifiqueu la importància del proveïdor en el vostre departament de compres pel que fa a la quantitat que compreu respecte d'altres empreses. Indiqueu quant gasteu amb el proveïdor anualment i, per als productes, indiqueu quantes unitats de producte compreu cada any. Per a les relacions continuades, podeu comparar el volum de compra d'aquest període amb el volum de compra dels períodes anteriors.
Avalueu el rendiment del proveïdor. Inclou informació sobre el temps de lliurament, la qualitat de lliurament, la gestió de problemes, la capacitat de resposta del personal proveïdor, els termes, les garanties i el preu. Compara el rendiment real del proveïdor contra el rendiment promès. A més, compareu el rendiment real del vostre proveïdor versus el rendiment estàndard de la indústria (si podeu trobar aquesta informació.) Si esteu avaluant un proveïdor per primera vegada, i el proveïdor substituirà a un proveïdor anterior, avaluï el nou proveïdor contra l'anterior.
Indiqueu la vostra opinió, recolzada pels fets inclosos anteriorment, sobre si voleu continuar la relació o trobar un nou proveïdor. Inclou pros i contres de cada curs d'acció.
Consells
-
Citar exemples específics de serveis bons o pobres sempre que sigui possible.
Siempre citeu el document i signeu-lo perquè us conegui (o futurs empleats) quan s'hagi produït l'avaluació i qui ho va fer.
Utilitzeu dades específiques i comprovables sempre que sigui possible. "L'empresa X és més barata que l'empresa C" és menys informativa que "Company X cobra un 10 per cent menys que l'empresa C per a un widget de quatre puntes".
Avís
Mai consideri recompenses personals (com ara obsequis, entrades d'esdeveniments o menjars) a l'hora d'avaluar el rendiment del proveïdor.
