Tot i que els correus electrònics ràpids i les trucades telefòniques són suficients per a molts fins comercials, encara hi ha algunes coses que cal fer amb la permanència i la professionalitat d'una carta. Les diferents situacions requereixen diferents lletres i, si bé hi ha molts motius diferents, és possible que necessiteu escriure una carta professional, pot ser útil familiaritzar-se amb alguns dels tipus més comuns de cartes comercials per endavant.
1. Ordeneu cartes d'ubicacions
Com el seu nom indica, s'escriu una carta d'inscripció de comanda per fer un encàrrec de mercaderies. Aquestes cartes són molt comuns, però també són molt formals i s'han d'escriure de manera molt precisa i específica, per la qual cosa pot ser útil buscar una plantilla per a aquestes lletres abans d'escriure una.
2. Cartes de vendes introductòries
Quan vulgueu vendre productes a un nou client, heu de presentar-vos. Això és molt semblant a la manera en què es presentaria a algú en una festa ja que voleu fer una primera impressió en ambdues situacions. Voleu mostrar al vostre client objectiu quins productes o serveis oferiu, com aquests poden ajudar-los i què fa que la vostra empresa sigui diferent dels altres.
3. Anuncis de cartes circulars
Es diu així una circular perquè es distribueix a un gran públic. Dit d'una altra manera, mentre que la majoria de les cartes són una correspondència privada entre dos o més partits, es distribueix una circular a grans grups alhora. Atès que aquests estan destinats a molts lectors, haurien d'estar escrits per al vostre públic objectiu. Recordeu-vos de mantenir-los prou genèrics per atraure a tothom que els rep.
4. Cartes d'acreditació
Aquestes cartes s'envien només per reconèixer que la vostra empresa ha rebut un document o paquet empresarial. Funcionen fonamentalment com a rebut i s'han d'enviar tan aviat com s'hagi rebut l'ítem.
5. Cartes de seguiment
Es poden enviar cartes de seguiment després de molts tipus de correspondència. Un sol·licitant d'ocupació pot enviar un seguiment després d'una entrevista. Un venedor pot enviar un per setmana o dos després d'enviar una carta de venda introductòria. Poden ser enviats després d'una reunió per reiterar els acords fets per ambdues parts. Fonamentalment, aquests només serveixen per recordar al destinatari una comunicació prèvia i demanar progressos en el següent pas de la relació o el projecte.
6. Cartes d'apologia del servei al client
Al món del negoci, de vegades les coses van malament. Tant si es tracta d'un error de la vostra empresa com si no s'ha pogut evitar o no, una carta de disculpa pot ajudar-vos a establir una relació amb un client perjudicat. Aquestes cartes sovint passen pel departament legal per garantir que l'empresa no s'exposa a la responsabilitat legal.
7. Cartes d'interès
Tot i que les cartes d'interès són més utilitzades pels sol·licitants d'ocupació que informen als empresaris del seu interès en una posició amb l'empresa, també es pot expressar que la vostra empresa està interessada a treballar en un projecte específic amb una altra empresa o organització sense ànim de lucre.
8. Lletres de condol
Ja sigui de dol per la pèrdua d'un empleat, rival, soci o qualsevol altra persona en el vostre cercle professional, les cartes de condolença no són fàcils d'escriure, però poden ser un gest emotiu per als més afectats per la mort.
9. Memoràndums de l'oficina
Tot i que els informes són sovint informals, aquestes comunicacions internes són cartes comercials d'un empleat a un altre. Els números poden estar escrits en gairebé qualsevol tema, des d'addicions de codi de vestimenta fins a greus infraccions dels empleats.
10. Carta de condecoració
Tot i que sempre és bo encomanar a un empleat que va més enllà, aquests haurien de ser reservats per accions veritablement notables, ja que amb més freqüència són menyspreades, menys es refereixen als qui la reben.
