Els procediments escrits d'oficina ajuden els negocis a funcionar sense problemes i de forma més eficient. Els procediments bàsics esbossen les pràctiques de front office: els procediments, qui els realitza i el que es fa. Les oficines tenen directrius per a la gestió de personal, dipòsits en efectiu, correu entrant i sortint, correspondència i reemborsaments.
Maneig del correu diari (Recepcionista)
El correu entrant s'obre i els continguts estan marcats per la data. Els xecs es col·loquen al contenidor "A dipòsit". El correu és ordenat pel destinatari i es col · loca al contenidor de correu de la persona.
Ell prepara el dipòsit bancari i fa còpies dels xecs rebuts. Els fitxers adjunts s'aplicaran a les còpies de verificació. Ofereix els xecs i les còpies d'escombraries i els fitxers adjunts als comptes a cobrar.
El correu sortint està marcat per correu i es porta a l'oficina de correus cada nit.
Procediments telefònics
Contesta el telèfon al tercer anell. La salutació estàndard és "Bon dia, ABC Company, John parlant. Com puc ajudar-te?" Respondre "Només un moment" i col·loqueu la persona que truca.
Consulteu el calendari d'oficines dels empleats absents. Si està absent, digueu-li a l'interlocutor, i pregunta si algú més pot ajudar. Si la persona està, anuncia la persona que truca i reenvia la trucada. Si la línia està ocupada, digueu-li a la persona que truca i ofereix correu de veu o un missatge escrit.
Els missatges inclouen el nom, l'hora i la data de la persona que truca, el motiu de la trucada i el número de trucada. Introduïu el missatge a la ranura de correu del destinatari.
Gestió de subministraments d'oficina (secretari)
Els subministraments estàndard estan inventariats i ordenats mensualment. S'especifica el calendari d'oficines per als enviaments programats i els subministraments necessaris. Elabora el formulari d'ordre de subministrament d'oficina i el gerent de l'oficina ho autoritza abans que se situï.
Per a subministraments no estàndard, completeu un formulari de sol·licitud de subministrament i envieu-lo al secretari.
Manteniment del Calendari d'Office (secretari)
Ella té la responsabilitat del calendari d'oficines. Quan planifiqueu una reunió, consulteu el calendari dels conflictes i envieu la sol·licitud al secretari.
Els missatges mensuals per als clients, el màrqueting i la promoció es registren al calendari d'oficines. Els empleats responsables d'aquests poden enviar per correu electrònic les dates a la secretària.
Dates de viatge per correu electrònic, absències dels empleats i vacances al secretari.
Reemborsaments de viatge, sol·licituds de revisió i targetes de crèdit
Els reemborsaments de viatge es processen setmanalment. Utilitzeu el formulari de viatge aprovat. Introduïu la data de despesa, el tipus de despesa i el motiu de la despesa. Adjunta els rebuts llegibles per les despeses. No es reemborsa cap quantitat sense un rebut.
Utilitzeu el formulari de sol·licitud de verificació aprovat per a verificacions irregulars. Completeu la informació del beneficiari, la data necessària, l'import de la verificació i les seccions de la raó. Obtingueu l'aprovació d'un administrador o del comptable.
Les targetes de crèdit es processen mensualment. Cal fer un rebut per a cada compra. Introduïu el vostre nom, el motiu de la despesa i altra informació d'identificació del rebut. Qualsevol càrrec sense rebuts, i càrrecs personals, es dedueixen de la remuneració de l'empleat.
Pagaments al client i factures
Les comandes de client acabades es lliuren dues vegades al dia per A / R per l'empleat de l'enviament i facturat al final del dia laborable.
Els dipòsits diaris rebuts per A / R s'apliquen al final de la jornada laboral.
