El formulari del IRS W-4 és un certificat que l'agència fiscal federal requereix que tots els nous empleats compleixin i tornin als seus empleadors. El W-4 enumera la quantitat de drets d'emissió que l'empleat desitja reclamar. Com més gran és el nombre de drets, més petit és la quantitat de retenció. El W-4 també permet als empleats reclamar l'exempció de la retenció per complet. En el passat, l'IRS exigia als empresaris que presentessin W-4 per a determinats empleats, però això ja no és el cas.
Presentació
Al mateix temps, l'IRS exigia als empresaris que presentessin els formularis W-4 quan un empleat que obtingués almenys $ 200 en sou reivindessin més de 10 retencions. El 2010, un subsidi va eximir 3.650 dòlars dels salaris dels empleats de l'impost sobre la renda. L'IRS també va exigir als empresaris que presentessin els W-4 per als empleats que reclamaven totalment l'exempció d'impostos federals, pel seu estat de presentació, ingressos de les famílies, deduccions i exempcions.
Retenció
Els empresaris havien de seguir les instruccions de l'IRS per retirar-se d'acord amb un límit en el nombre d'exempcions que va permetre a l'empleat. Els empleats van haver de revisar els seus W-4 si volien reclamar més exempcions del permès, i proporcionar una declaració escrita que expliqui la sol·licitud. La sol·licitud havia de ser aprovada per l'IRS abans que l'empresari pogués ajustar la retenció segons els desitjos dels empleats.
Noves normatives
Les noves normes aprovades el 2005 van canviar les directrius per a la presentació de W-4 amb el Servei d'Impostos Interns. Encara que la llei encara requereix que els empleats enviïn W-4, no requereix la presentació automàtica dels formularis per part de l'empresari en cap cas.
Sol·licituds escrites
L'IRS encara pot enviar una sol.licitud per escrit a un empresari que envieu un W-4 per un empleat determinat. L'agència afirma que ara utilitza altres mitjans per determinar si un empleat està reclamant massa exempcions i que ha rebut massa impostos als seus xecs de pagament. A la recepció de la W-4, l'IRS pot sol·licitar que un empresari augmenti la seva retenció en els casos adequats, mitjançant l'ús d'una carta de "bloqueig".
Cartes de bloqueig
Al decidir que la retenció és insuficient per a un empleat concret, l'IRS emet una carta de "bloqueig". La carta dóna el màxim nombre de subsidis per a aquest empleat en particular, i la data en què l'empresari ha de començar la retenció d'acord amb aquest número. Qualsevol canvi futur de la retenció ha de ser aprovat per l'IRS. Una còpia de l'empleat de la carta de bloqueig s'ha de proporcionar a l'empleat o, si escau, l'empresari ha d'informar al IRS que el treballador ja no treballa per a l'empresa. La carta de bloqueig dóna al treballador un període de gràcia durant el qual pot presentar una nova declaració de suport W-4 i de suport.
