El desenvolupament de procediments d'operació estàndard és el segell distintiu de qualsevol negoci bo. Fent-ho, es crea un tipus de coherència que és inestimable en tractar amb els clients i mantenir bons registres. Comprendre quins procediments s'han de normalitzar és una característica d'un bon gerent.
Procediments d'estandardització
Les empreses desenvolupen procediments operatius per explicar com s'han de dur a terme les tasques. Per determinar quines tasques s'han de normalitzar, feu una setmana escrivint totes les accions realitzades per satisfer les necessitats del negoci diari. Alguns problemes, com ara un client que no estava satisfet amb un producte / servei, generalment només serà gestionat per la direcció i, al considerar una empresa nova i més petita, pel propi propietari. Els procediments operatius estandarditzats inicialment haurien de ser aquells que un empleat serà responsable de realitzar de forma independent; Es poden afegir altres procediments de gestió més endavant.
Característiques
Els propis procediments expliquen explícitament l'acció, de principi a fi. Això vol dir que s'ha d'incloure l'acte més simple (com ara encendre l'ordinador). La idea darrere d'un procediment és que l'empleat hauria de poder seguir el procediment pas a pas i, sense presumptes, completar la tasca amb precisió i complir amb l'estàndard de rendiment requerit. Tot i que l'enumeració d'accions més rudimentàries pot semblar redundant o una pèrdua de temps, fer-ho té els seus propis motius.
Funcions
L'estandardització dels procediments operatius actua com a benefici tant per al treballador com per al gestor / propietari. El gestor / propietari pot estalviar temps i energia per explicar els procediments. L'empleat rep els beneficis de tenir expectatives clares; els empleats són més feliços quan el que es requereix d'ells i com s'espera que realitzin les seves tasques diàries estan escrits en blanc i negre. Fins i tot les instruccions simplistes poden ser una mica calmants quan l'empleat es troba en una situació en què s'ha de dur a terme una tasca amb precisió, però ràpidament (per exemple: una llarga línia de clients).
Beneficis
El benefici principal d'estandarditzar els procediments operatius es troba en la major coherència que aporta a les funcions internes i externes del negoci. Una vegada que els procediments operatius estiguin estandarditzats i, per descomptat, seguits, sorgeixen diversos beneficis. En primer lloc, la percepció del client serà d'una empresa professional i ben dirigida, augmentant així la imatge de marca. Aquesta percepció pot fins i tot transferir-se a possibles inversors o oficials de préstec ja que normalment es demana una còpia dels procediments de la companyia quan es considera finançament / inversió. També es requereix sovint una còpia dels procediments d'una empresa per obtenir una assegurança. En segon lloc, els comptes seran puntuals, un àmbit en el qual no només es desitja la coherència, sinó també, en molts casos, requerit per la llei.
Consideracions
Normalitzar els procediments operatius no és una cosa que cal prendre a la lleugera; L'especificitat és clau. Els procediments estandarditzats constituiran una base per la qual es capaciten, promouen i es disciplinen els empleats, a través del qual es gestionen les necessitats del client, les transaccions processades i els llibres mantinguts. Passeu el temps extra per estandarditzar amb precisió els procediments necessaris per a les bones operacions de l'empresa.
