Els individus i les empreses tenen diverses opcions quan es tracta d'equips de registre. Algunes opcions ofereixen alts nivells de seguretat, mentre que altres poden allotjar una alta densitat d'arxius. La quantitat d'espai que tingueu, la sensibilitat dels fitxers i la vostra preferència per registres físics o electrònics influeixen en la vostra elecció de l'equip de registre.
Equip de presentació física
Armaris de presentació
El gabinet de presentació és un element bàsic de l'oficina. Quatre calaixos que permeten emmagatzemar arxius laterals són estàndard. Segons Smead, una empresa de gestió de documents, els gabinets de presentació són beneficiosos si necessiteu mantenir registres segurs. Com que aquests armaris es poden tancar, una empresa pot fer-ho limitar l'accés a fitxers delicats tot i que permet als empleats i visitants entrar a l'habitació.
Fora de totes les opcions d'equips de presentació física, els armaris solen ser els més car i tingueu més capacitat limitada. Smead assenyala que un gabinet de quatre calaixos que ocupa una àrea d'arxiu de 6 peus per 24 peus pot contenir aproximadament 8.448 carpetes.
Prestatgeria oberta
Una alternativa als gabinets de presentació és prestatgeria oberta. Les unitats són similars a les llibreries obertes i estan dissenyades específicament per a l'alçada i la mida de la carpeta. El disseny permet als usuaris fàcil accés als fitxers i pot ser bé estacionari o bé mòbil si els rodets estan connectats a la part inferior.
Obrir prestatger estalvia espai i diners. Smead assenyala que els equips de presentació de prestatges solen ser tres vegades menys costós que els gabinets de presentació. En comparació amb un armari de presentació de quatre calaixos, un sistema de prestatgeria oberta de set nivells té un 80 per cent més capacitat. La prestatgeria mòbil es pot col·locar en una major densitat i ofereix un 405% més de capacitat que els armaris.
Consells
-
A banda de l'equip de fitxers, també ho necessitaràs subministraments com carpetes d'arxius, etiquetes i pestanyes finals per fer que un sistema físic funcioni correctament.
Equip de fitxers digitals
Dispositius externs
És convenient utilitzar el disc dur intern d'una computadora per emmagatzemar fitxers, però corre el risc de perdre la vostra informació si el disc dur està malmès o està malmès físicament. Per mitigar aquest risc, és possible que els usuaris vulguin realitzar una còpia de seguretat de dades en un dispositiu extern. PC World recomana fer una còpia de seguretat dels fitxers crítics a un disc dur extern i utilitzant un impulsió del polze per transferir fitxers segons sigui necessari.
Consells
-
Els usuaris també poden fer còpies de seguretat de dades en un servei basat en el núvol, com Google Drive o Dropbox, que no requereix cap equip addicional.
Servidors
Les empreses que vulguin que diverses parts tinguin accés a les mateixes dades poden invertir en un servidor. Els servidors actuen com a dipòsit central per a molts fitxers d'usuaris. PC World assenyala que les empreses poden allotjar aplicacions multiusuari -com ara bases de dades i sistemes de planificació de recursos empresarials- al servidor. Això fa que sigui fàcil per a un gran nombre d'individus tenir accés als mateixos fitxers. Les dades del servidor es poden fer còpies de seguretat d'un dispositiu extern o del núvol per obtenir una seguretat addicional.
Servidors físics semblen semblants a una PC de gamma alta. Alternativament, les empreses poden triar un servei d'allotjament basat en núvol - Els serveis web d'Amazon, Windows Azure i Rackspace Cloud Services són totes les opcions, que no requereixen un servidor físic.
