Quan realitzeu una venda per a un bé o servei, però no preneu immediatament el pagament complet, creeu un cobrable. Els comptes a cobrar són actius que representen un valor monetari per a la vostra empresa en forma de pagament que li correspon, i les millors pràctiques requereixen que les comprengui en els seus llibres. Molt petites empreses de vegades funcionen amb caixa, però aquest sistema no pot gestionar els comptes per cobrar, per la qual cosa haureu d'utilitzar la base de meritació més comuna. Això implica fer anotacions en diversos llibres de comptes per a cada transacció.
Creeu un compte i un llibre comptable per pagar comptes. Com que són actius, tècnicament, podríeu registrar els comptes per cobrar al vostre compte d'actius principals, però els actius empresarials són diversos i aquest compte pot arribar a ser difícil en el temps. Per a un manteniment més net de registres, creeu una compte filla completament separada específicament per cobrar. A continuació, podeu fer tota la vostra entrada de dades en aquest llibre, i simplement compilar-la al compte d'actius principals quan prepareu informes financers.
Registre cada vendes que generi un compte de crèdit en el vostre compte principal d'ingressos primer, com ho faria en general. La venda es fa a la columna de la dreta com a crèdit, ja que el crèdit augmenta un compte d'ingressos.
Anoteu la creació del cobrament, pel mateix import en dòlars que el preu de venda, en el vostre llibre de comptes a cobrar, excepte aquí marqueu-lo a la columna de l'esquerra com a domiciliació bancària. Aquesta entrada estableix que es deuen diners i encara no s'han pagat.
Actualitzeu l'entrada al vostre llibre de comptes a cobrar quan realment rebeu un pagament. Els pagaments registrats com a crèdits; el pagament complet hauria d'anul·lar perfectament el valor del cobrament. Utilitzeu la factura o els números de seguiment per assignar els pagaments correctament als cobraments correctes.
Dediqui el compte del compte de caixa del monto del pagament. Això indica que el valor reduït dels vostres actius s'ha compensat amb un augment de l'efectiu.
Creeu un nou segment al vostre llibre de comptes a cobrar amb un títol com ara "Beneficis per cobraments incorrectes". Això actua com a contrapartida del vostre compte de cobraments; el seu propòsit és estimar els deutes "malament", "irrealizables" o "incobrables" que esperen no poder cobrar.
Avalueu el valor dels cobraments dolents que esperareu acumulant durant el proper període. Per fer una bona estimació, utilitzeu estadístiques de la indústria quan estiguin disponibles, o confiï en la vostra experiència passada, l'experiència dels col·legues de la indústria o una avaluació de les condicions econòmiques actuals del vostre mercat. Introduïu els vostres comptes de crèdit mal calculats com a crèdit al llibre de valors de les provisions i introduïu el mateix import que un debit al vostre compte de comptes de despeses.
Ajusteu el valor dels comptes a cobrar a la baixa com a mínim una vegada cada període comptable prenent el valor de cobraments dubtosos o incobrables que hàgiu estimat al vostre llibre de provisions i restant-lo del vostre total al llibre de comptes a cobrar. El nou total crea una xifra denominada "valor net realitzable" o "cobrable net", i representa els diners per cobrar adquirits a vostè que realment espera recollir.
Consells
-
Suma els vostres comptes a cobrar en qualsevol moment per veure el valor total dels comptes a cobrar de la vostra empresa. Utilitzeu aquesta informació com a referència per evitar gastar massa diners a curt termini que encara no heu recopilat.
Com a alternativa al mètode de la bonificació per estimar els comptes per cobrar, es podria utilitzar un mètode molt més simple anomenat cancel·lació directa. En aquest mètode, simplement acrediteu els comptes per cobrar per un valor total una vegada que els consideri incobrables i creeu una entrada de dèbit corresponent al vostre compte de despeses. Això és més fàcil per als efectes fiscals que utilitzar el mètode de la bonificació, i implica menys ingrés de dades, però és menys potent i menys flexible. Normalment es prefereix el mètode de la bonificació.
