El correu electrònic és una part essencial de moltes feines i empreses. Les comunicacions per correu electrònic empresarial fan que la impressió sigui gairebé tan important com les comunicacions presencials, i pot durar més temps. El correu electrònic empresarial sempre hauria de reflectir la professionalitat i tenir un propòsit comercial. És fàcil caure en mals hàbits de correu electrònic, de manera que la consciència i la vigilància constant sobre la verificació de correu electrònic són necessaris i vitals per a una imatge empresarial professional.
Camp Assumpte
El camp de l'assignatura és tan important com el cos del correu electrònic. És un professional dirigit al vostre missatge de correu electrònic i necessita paraules que ho reflecteixin. Utilitzeu la gramàtica adequada en el camp de l'assumpte sense cap ortografia incorrecta i utilitzeu majúscules i minúscules. Transmeti el propòsit del teu correu electrònic en una frase breu i concisa. "Sobre el projecte Winfield", "Començar-vos al vostre compte", "Preguntes del programari d'horaris i assistència" són exemples de línies d'assumpte de negocis per a missatges de correu electrònic. Mai utilitzeu l'argot, el llenguatge estrany o fins i tot frases ocasionals com "Hola", "Com està passant?" O "Pregunta".
Salutacions i cancel·lacions
Utilitzeu salutacions professionals i sign-offs per mantenir les seves comunicacions electròniques coherents amb la imatge de l'empresa professional que voleu transmetre per correu electrònic. Fins i tot si esteu enviant un missatge de correu electrònic a un contacte familiar de llarga data i familiar amb qui teniu una correspondència freqüent, manteniu les vostres salutacions i firmes professionals i corteses. Per a contactes nous i desconeguts, utilitzeu "Estimat Sr Smith" i "Salutacions" per saludar i tancar la sessió. Per a contactes més familiars, "Estimat Amy" i "M'agrada", són més informals i, encara, professionals.
Formatació, fitxers adjunts i fitxers de signatura
El format del correu electrònic empresarial no és necessari i pot fer que el correu electrònic quedi atrapat en filtres de correu brossa. Utilitzeu els fitxers adjunts amb cura i només amb el coneixement i l'aprovació prèvia del destinatari, especialment els fitxers adjunts grans. Els fitxers de la signatura han de ser el més breu possible.
Llenguatge i to
L'idioma i el to de les comunicacions per correu electrònic han de ser tan professionals com altres comunicacions per escrit. Utilitzeu cortesia, bona gramàtica, ortografia, vocabulari i puntuació. Utilitzeu un llenguatge empresarial habitual, sense frases d'argot, profanat o frases ocasionals. És important utilitzar un to pensatiu i amigable al correu electrònic. No escriviu correu electrònic quan estigui enutjat, malestar o frustrat. Es presenta en el to, fins i tot si no es vol. Tingueu molta cura amb la redacció de correu electrònic com amb el telèfon i les converses cara a cara amb els associats comercials.
E-mail Don'ts
No escriguis tres paràgrafs quan hi hagi bastants oracions. No utilitzeu el correu electrònic per desfer-se d'enuig o molèstia o disciplinar a ningú. No envieu correus electrònics amb pressa: tome el temps per tornar a llegir, verificar ortografia i verificar l'adreça del destinatari abans d'enviar-la. No abusis de la còpia de carboni i la còpia de carboni invisible en correus electrònics. No utilitzeu correu electrònic en el treball per a finalitats no laborals.
