Quan la vostra organització creixi fins al punt que es requereixi algun tipus d'estructura de govern, hi ha diversos documents que voleu redactar per definir aquesta estructura. El primer serà un document de carta. Aquest document de fundació defineix el propòsit de l'organització i com serà estructurat. No hi ha un format universalment reconegut per a un document de carta. El nivell de detall pot variar, depenent de la mida de l'organització, però hi ha un esquema bàsic per incloure la informació.
Escriure un document de carta
Comenceu per definir la missió de la vostra organització. Aquesta declaració de missió servirà com a resum de la resta del document, de manera que ha de ser específic i detallat. Ha d'explicar els objectius de l'organització i descriure breument els seus plans per aconseguir-los.
Detalli el que es requereix per ser membre de l'organització. Si hi ha càrrecs per pagar, requisits de competència o proves, enumereu-los aquí juntament amb detalls sobre com s'aplicaran i s'aplicaran.
Definir com es regeix l'organització. Si hi ha un consell d'administració, defineixi cada posició per incloure funcions que s'espera i les activitats diàries. En lloc d'un consell d'administració, pot haver-hi un president, un secretari i un tresorer o qualsevol altra posició que consideri necessària. Independentment dels títols i l'estructura que trieu, tingueu molt en compte el que s'espera de les persones que ocupen aquests títols.
Comenceu amb la vostra declaració de missió per definir què fa la vostra organització per assolir els seus objectius. Omple els detalls per elaborar una llista d'activitats diàries.
Assegureu-vos d'incloure un procediment per a la modificació de la carta. Això evitarà que els futurs líders organitzadors hagin de tornar a escriure tota la carta només per fer canvis menors.
Decideix el format i l'estil que voleu utilitzar i escriu el document de la carta. Feu que tots els membres fundadors de l'organització revisin i signin-lo quan es completin totes les modificacions.
