Quan finalitza un contracte, la quantitat de diners pressupostat per al contracte hauria de coincidir amb el que s'ha pagat. A la pràctica, pot haver-hi errors, bonificacions que no es van obtenir, quotes retingudes i altres llocs del pressupost contractual on els llibres no es mantenen. La reconciliació del contracte és el procés d'explicació i resolució de qualsevol final financer financer: els deures consisteixen a trobar errors, trobar la causa, calcular la mida i determinar com solucionar-los.
Paperassa
La primera tasca en la concertació d'un contracte és superar la documentació, segons el Departament de Defensa. Els deures dels treballadors de la reconciliació inclouen comparar el contracte bàsic, juntament amb qualsevol ordre de canvi, amb registres de facturació, vals de pagament, sistemes comptables oficials i qualsevol transacció que ja s'hagi processat. El govern federal ha desenvolupat sistemes informàtics de reconciliació que permeten que el personal de reconciliació coincideixi amb la documentació presentada electrònicament en diferents departaments.
Documentació
Pot resultar que hi falten documents que fan impossible reconciliar el contracte correctament. En aquest cas, el treball del personal és fer una cerca exhaustiva dels registres, electrònica i còpia impresa, per trobar la documentació. Si no es pot trobar algun material, el personal ha de fer el millor que pugui amb la informació que tenen.
Discrepàncies
El següent deure del personal és trobar els motius de les discrepàncies. Els motius potencials inclouen frau, errors de comptabilitat, una caiguda en el cost dels subministraments o un contractista que encara no ha retornat un sobrepago.
Ajust dels llibres
Una vegada que es detecten errors, el deure definitiu d'un treball de reconciliació contractual és actualitzar els comptes, ajustant-los quan es retornen els pagaments excessius, o per eliminar errors o quan finalment es presenten vals de pagament tardà.
