La paperassa és un fet de la vida en un negoci. Una estructura de projecte de control de documents proporciona una plantilla per a la classificació, processament i manteniment de documents. Els sistemes de control de documents van des dels plans de presentació de documents manuals fins a l'ús de la tecnologia d'imatges i sistemes d'informació per emmagatzemar i catalogar documents.
Identificació
El control de documents combina les disciplines de la biblioteca i l'administració d'oficines. Això es reflecteix en la creació de les estructures de fitxers del projecte. Similar a un catàleg, un sistema de control de documents consisteix a identificar documents, assignar números de control i, en estructures de projectes més detallades, nivells de classificació i seguretat. Les empreses sovint utilitzen sistemes d'imatges que creen automàticament estructures de dades, de manera que és més eficient trobar i localitzar documents utilitzant tecnologia informàtica.
Mida
La mida d'un sistema de projecte de control de documents pot variar. Per exemple, en un sistema gran, el control de documents es pot classificar en funcions diferents, com ara serveis d'arxiu, serveis de retenció de registres i serveis de conservació de documents.
Efectes
Un pla estratègic efectiu de control de documents inclou sistemes d'auditoria per a la classificació i tractament de documents. Es poden fer referència als procediments operatius estàndard basats en funcions de control de documents per al manteniment adequat dels documents i els sistemes que admeten la gestió de documents.
