Una bona gestió de projectes significa documentar què faràs i què s'ha fet.Tant l'abast del projecte com l'àmbit del projecte es creen a principis de la fase d'inici d'un projecte, i cadascun d'ells ajuda a dirigir el projecte en la bona direcció. Si bé aquests dos documents són crucials per aconseguir un projecte fora del terreny, tenen objectius, públics i continguts molt diferents.
Autorització
La carta té un propòsit primordial: autoritzar un gestor de projectes a utilitzar recursos definits per completar un projecte. En segon lloc, la carta hauria d'assignar un patrocinador del projecte. Aquestes dues persones gestionaran i donaran suport al projecte en múltiples equips i en diverses fases. La carta hauria de ser un document conciso que comenci amb una breu introducció al projecte que inclou objectius, finalitats i data de finalització de destinació; incloure una taula que inclogui el director del projecte, el patrocinador i qualsevol altre grup d'interès executiu; i tanca amb signatures amb els participants nomenats. La carta no hauria de ser més de dues pàgines.
Aprovació
Atès que la carta està signada per almenys un membre del personal sènior, el patrocinador, ofereix el projecte de validesa documentada. Sovint, la carta s'ofereix a executius o a altres membres de l'equip d'alt rang i es notifica que el projecte ha estat aprovat. Atès que molts projectes es gestionen a través de departaments, aquesta aprovació també serveix per avisar a altres equips que la seva cooperació serà necessària. Sovint, la carta es presenta juntament amb un cas d'empresa, i aquests dos documents registren el motiu del projecte.
Metes
L'àmbit del projecte defineix els paràmetres del projecte. Inicialment, es prepara un document d'àmbit preliminar (juntament amb la carta i altres documents d'inici) per definir els objectius. Normalment, aquest document es presenta als equips que participen a l'equip del projecte, encara que no inclouen com es completaran les tasques. Per exemple, en un projecte de construcció, l'abast preliminar descriuria l'estructura a construir, incloent-hi la quantitat d'habitacions, el metratge quadrat i la quantitat d'entrades.
Rendició de comptes
El document d'àmbit d'aplicació ajudarà els grups d'interès a determinar si un projecte està complet. Atès que el document d'àmbit defineix el que es lliurarà el projecte, és útil en tot el projecte per determinar si el projecte està previst per concloure correctament. Si el vostre projecte consisteix a implementar un conjunt de programari que inclou tres aplicacions i que heu completat dos, no heu lliurat amb el vostre àmbit prometit. Els documents d'àmbit d'aplicació sovint canvien durant un projecte per aquest motiu. A diferència d'una carta, els documents d'abast es consideren documents "vius" i, a mesura que es descobreix informació nova, es poden modificar els objectius.
