Els termes "costos del projecte" i "pressupost del projecte" sovint es llancen en abundància durant les etapes de planificació del projecte. Mentre que alguns creuen que els dos termes són intercambiables, altres saben que hi ha una diferència entre els dos. És important que el gestor del projecte entengui el significat d'aquests termes i sap com utilitzar-los adequadament per evitar confusions en la gestió del projecte i comunicar-se amb els executius de la companyia sobre la seva progressió.
Pressupost de projecte
El terme "pressupost del projecte" es refereix a un pressupost que mostra com es gastaran els diners donats per al projecte. Elimina els detalls financers sobre les despeses i les compres necessàries per fer que el projecte sigui un èxit. El pressupost mostrarà salaris d'empleats, compres de maquinària, subministraments, eines i lloguer per a oficines temporals, per exemple. Dit d'una altra manera, el gestor del projecte podrà donar compte de cada cèntim gastat en el projecte.
Costos del projecte
El terme "cost del projecte" es refereix a la suma total que el projecte en qüestió costarà a l'empresa. Els executius utilitzen aquesta xifra per fer canvis en els altres pressupostos de la companyia, com ara pressupostos operatius, pressupostos generals i pressupostos de despeses per donar cabuda al projecte en qüestió. El cost total del projecte es calcula sumant els costos totals del pressupost del projecte, de manera que els propietaris de negocis saben quant s'han de reservar.
Desenvolupament i canvis del projecte
El pla global de costos del projecte es veu afectat si el pressupost del projecte s'ajusta durant el desenvolupament i l'execució del projecte. Per exemple, el projecte pot veure's afectat per circumstàncies imprevistes com ara condicions meteorològiques adverses o la manca de força de treball en el camp. El pressupost pot canviar si la maquinària es trenca i cal substituir-la. Si el pressupost canvia després d'haver estat aprovat, també s'ajusta el pla global del cost del projecte.
Ús de costos i pressupost
Els executius de l'empresa mantindran els costos del projecte originalment previstos i els costos finals del projecte per a la planificació futura. La diferència de costos mostrarà on la planificació ha tingut defectes, la qual cosa és beneficiosa per als projectes futurs. També és útil en termes de gestió de riscos i mesures de prevenció, de manera que el pressupost pot ser més precís per a futurs projectes o tasques.
