Moltes empreses, tant grans com petites, utilitzen targetes de crèdit emeses per una empresa perquè els empleats completin petites compres o paguin altres despeses relacionades amb l'empresa. Per reduir la possibilitat d'utilitzar malament, les polítiques ben definides per a l'ús de la targeta s'han de comunicar als empleats i als seus supervisors. Aquestes polítiques haurien d'abordar qüestions com ara l'ús apropiat, la seguretat, les limitacions i els procediments d'avaluació.
Responsabilitats del titular
Els empleats seleccionats per rebre targetes de crèdit comercials han de ser responsables de la seguretat de la targeta, així com la privadesa de la informació relacionada amb l'empresa. Aquesta responsabilitat hauria d'incloure mantenir la targeta en una ubicació segura, protegir el número d'identificació personal de la targeta i revisar els extractes d'activitat fraudulenta. Les targetes de crèdit de l'empresa mai no han de ser utilitzades per ningú que no sigui el titular de la targeta. Les targetes perdudes o robades s'han de comunicar a l'emissor de la targeta i a l'empresa el més aviat possible.
Límits de despesa
Les targetes de crèdit de l'empresa han d'incloure els límits de despesa d'acord amb les necessitats anticipades de l'empleat. Aquests límits haurien de ser comunicats a l'empleat, en el moment de l'emissió i estrictament observat. Els empleats haurien d'assegurar-se que l'ús no excedeixi aquest límit o que incorri en el límit de les sancions o les taxes. Les targetes de crèdit de l'empresa mai no s'han d'utilitzar per obtenir avançaments en efectiu.
Informes d'ús
Els empleats han de ser considerats responsables dels informes d'ús periòdicament al supervisor designat.Aquests informes haurien d'incloure una explicació detallada dels càrrecs individuals, els comptes originals i els codis comptables apropiats de l'empresa. Aquesta informació s'ha d'adjuntar a l'extracte mensual aplicable i s'ha de presentar amb el temps suficient per evitar comissions de demora.
Ús personal
Tret que s'inclogui com a part d'un paquet de compensació d'empleats, no s'hauria d'autoritzar l'ús personal de la targeta de crèdit de l'empresa. L'ús personal s'hauria de definir com qualsevol càrrec no directament relacionat amb el funcionament de l'empresa o despeses relacionades. L'ús personal en una situació d'emergència hauria d'exigir una explicació addicional i un reemborsament immediat a l'empresa.
Revisió d'ús
La revisió de l'ús de la targeta de crèdit dels empleats s'ha de fer de forma regular. Aquesta revisió s'ha de fer tant pel supervisor immediat de l'empleat com per un membre del departament de comptabilitat empresarial. El supervisor de l'empleat hauria de ser responsable de determinar l'ús segons sigui aplicable i adequat per a les responsabilitats laborals dels empleats. El departament de comptabilitat ha d'assegurar que els pagaments i els crèdits es processin correctament i no s'hagin superat els límits d'ús.
