Quan decidiu emetre targetes de crèdit a determinats empleats, cal establir regles i normes que regulen l'ús d'aquestes targetes. També és una bona idea disposar d'un conjunt de procediments que ajudin a fer un seguiment de les despeses de targetes de crèdit i que mantenen la despesa controlada. Les targetes de crèdit de l'empresa només s'han d'emetre als empleats que els necessiten per a finalitats comercials, com ara despeses de viatge o oficina. Una de les disposicions de la targeta de crèdit de l'empresa hauria de ser que abusar de la targeta donarà lloc a la seva finalització.
Ús personal
Les targetes de crèdit de negocis poden proporcionar una manera convenient de finançar compres ocasionals i viatges de negocis, però també presenten una oportunitat important per abusos. Les bones polítiques i procediments poden ajudar a protegir les empreses dels empleats que utilitzen les targetes per cobrir les seves despeses personals i poden protegir els empleats deixant-los saber quins tipus de compres poden fabricar de manera segura sense por a les represàlies.
Una de les maneres de mantenir una targeta de crèdit de l'empresa per part dels empleats per a ús personal és només emetre targetes als empleats que mostrin una bona responsabilitat financera. Això pot requerir l'execució d'una verificació de crèdit als empleats que es consideren per a una targeta. S'ha de redactar una política que prohibeixi l'ús de targetes de crèdit per a compres personals. Per ajudar a moderar-ho, les targetes s'han de lliurar als empleats a través de l'empresa i l'empresa hauria de rebre la factura mensual. Es requereix que els empleats enviïn un formulari de despeses per esbrinar totes les despeses cobrades a la seva targeta. Si el full de despeses no coincideix amb la factura real, pot haver-hi un ús personal de la targeta. Aquest sistema de xecs i equilibris ajuda a recordar als empleats que són responsables de com s'utilitza la seva targeta.
Aprovació prèvia
La targeta de crèdit de l'empresa només s'ha d'utilitzar per a finalitats comercials, però quan un empleat es troba en el camí als clients, la línia entre els propòsits comercials i l'ús personal es pot desdibuixar. Cada empresa ha d'aprovar prèviament cada ús de la targeta de crèdit de l'empresa. Per a càrregues variables, com ara clients divertits, s'ha d'adoptar un protocol que defineixi i defineixi formes d'entreteniment acceptables. Abans d'entretenir clients, l'empleat ha de tenir un límit predeterminat quant a la quantitat que pagarà la companyia quan es tracti de càrrecs a la targeta de crèdit de l'empresa. Els càrrecs per sobre de la quantitat predeterminada seran responsabilitat de l'empleat, i l'ús de la targeta de crèdit en qualsevol forma d'entreteniment no aprovada hauria de tenir com a resultat la seva finalització.
Responsabilitat
Atès que les targetes de crèdit de l'empresa només s'utilitzaran per a finalitats empresarials prèviament aprovades, pot ser una bona idea no permetre que els empleats portin targetes de crèdit de l'empresa amb ells, excepte per a propòsits específics. L'emissió de targetes de crèdit únicament segons sigui necessari, pot ajudar a garantir que no es produeixin càrrecs no autoritzats a les targetes de crèdit de l'empresa.
