Com s'aproven les actes de la reunió de la Junta

Les actes de les reunions de la junta són documents legals i estan disponibles per a la inspecció pública, fent-los registres importants per a una empresa o un altre tipus d'organització. Com més formal siguin, més important és que siguin aprovats pel tauler abans que es difonen. L'ús d'unes simples pràctiques recomanades per a la gravació i aprovació de minuts us ajudarà a optimitzar aquest procés ia reduir la paperassa.

Reviseu el procés per registrar minuts de reunió ordenats per l'organització. Molts segueixen les regles d'ordres de Robert, permetent al secretari d'enregistrament utilitzar i seguir una plantilla per prendre notes i crear els minuts finals. Pregunteu quan i si ha d'incloure els noms dels membres del tauler fent comentaris o fent preguntes, o si hauria de protegir la seva privadesa. Per exemple, és possible que hagueu d'escriure: "Es va comentar que el nostre competidor, XYZ Corporation, estava utilitzant publicitat enganyosa i la FTC s'hauria de contactar", en lloc de ", va dir que va creure que el nostre competidor, XYZ Corporation, estava utilitzant publicitat enganyosa i la FTC s'ha de contactar. Debbie Jones i Hank Johnson van acceptar ".

Assegureu-vos de registrar els minuts amb precisió. Demana als membres del consell que deixin de parlar o que el president esperi abans d'iniciar una nova discussió en qualsevol moment en què es quedi enrere en la vostra nota. Demaneu als membres que repeteixin o aclareixin qualsevol informació que no trobi clar. Repeteix els moviments que els membres de la junta formen, incloent-hi tant una versió original com la seva versió modificada definitiva, sempre que s'introdueixi una moció. Feu això independentment de si la moció està secundada i si passa o no. Registre els totals de tots els vots, en lloc de declarar que es va aprovar una votació.

Envieu les actes al president del consell, al director executiu o al comitè executiu abans d'enviar-los a la pensió completa si aquest és el procediment de la vostra organització. Després de rebre l'aprovació per enviar les actes a la pensió completa, envieu el document a cada membre del consell, independentment de si ha assistit a la reunió o si serà o no a la reunió en què s'aprovarà l'acta. Envieu els minuts amb la suficient antelació perquè els membres del consell puguin llegir-los, fer-ne preguntes, tractar temes de recerca i demanar aclariments.

A la propera reunió del consell que constitueixi un quòrum, tingui el president o el membre de la junta directiva que estigui executant la propera reunió per formular una proposta de la junta per aprovar les actes. Un quòrum és el nombre mínim de membres del consell que es requereix per prendre una acció oficial. Espereu que la moció sigui segregada i que el líder de la reunió obri la paraula per a la discussió. Durant la discussió, es requereix una moció per fer, secundar i aprovar si hi ha canvis o correccions que calgui fer a l'acta. Després de la discussió, o si no hi ha cap discussió, feu que el líder de la reunió truqueu a la pregunta, o feu la votació per aprovar les actes.