Configureu un gràfic de comptes com un dels primers passos a l'inici d'un nou negoci. Un quadre de comptes és la llista de tots els comptes en un llibre general, i normalment inclou números de referència per classificar els comptes per tipus. La taula organitza i fa un seguiment de totes les activitats empresarials i permet generar informes en una seqüència lògica per fer un seguiment de l'historial financer i el progrés de l'empresa. A continuació s'explica com configurar un gràfic bàsic de comptes.
Organitzeu el negoci classificant els elements en el que posseeix el negoci (actiu), el que el negoci deu (passius), el valor de l'empresa als propietaris (patrimoni), els ingressos comercials (ingressos) i el que el negoci passa per proporcionar els ingressos (despeses).
Doneu a cada compte d'actiu un nom únic, com ara comprovació d'efectiu, estalvi en efectiu, comptes a cobrar, inventari, inversions i actius fixos (o depreciables). Assigneu números seqüencials a aquests comptes de 1000 a 1999. El rang dels nombres de compte permeten l'addició de noms i números de compte nous a mesura que l'empresa s'amplia.
Assigneu a cada compte de responsabilitat un nom únic, com ara els comptes a pagar, les notes a pagar, els préstecs a pagar, els salaris a pagar i els impostos de la nòmina pagadera per fer un seguiment de les quantitats que l'empresa li deuen a altres. Aquests es poden dividir en passius a curt termini (imports pendents d'abonar en un any o menys) i passius a llarg termini (quantitats que es pagaran més tard d'un any de negoci). Assignar aquests números seqüencials a aquests comptes de 2000 a 2999.
Classifiqueu cada compte de capital amb un nom únic. Aquests inclouen accions comunes, capital desemborsat i guanys retinguts (si l'empresa és una empresa), les distribucions de socis i els patrimonis dels socis (si és una associació), i els patrimonis dels socis (si es tracta d'una LLC). Assigneu números seqüencials a aquests comptes de 3000 a 3999.
Assigneu noms únics a cada compte d'ingressos, com ara vendes, ingressos per comissions, ingressos per rendes i altres ingressos. Assigneu números de compte de 4000 a 4999 a aquests comptes. Els comptes d'ingressos segueixen tots els ingressos que l'empresa introdueix durant l'any.
Determineu tots els costos de fer negocis dins d'un exercici comercial. Aquestes són les despeses del negoci, i segreguen segons la seva relació amb la producció d'ingressos. Per exemple, el cost dels comptes venuts es relacionen amb els productes de fabricació, la producció de serveis i l'inventari de compra. Nombre d'aquests comptes de 5000 a 5999. Les despeses generals, incloses les despeses d'oficina, publicitat, comptabilitat i despeses legals obtenen números de 6000 a 6999, i les despeses de salaris i nòmines assoleixen números de 7000 a 7999.
Segregui els ingressos i les despeses que no siguin part del curs normal del negoci principal de la companyia. Aquesta categoria pot incloure Ingressos d'activitats com ara ingressos per interessos de les notes a cobrar o guanys o pèrdues per la venda d'actius comercials. De la mateixa manera, pot haver-hi despeses que no estiguin relacionades amb la producció dels productes o serveis de la companyia, com ara la despesa per impost sobre la renda o la despesa hipotecària. Nombre d'aquests comptes de 8000 a 9000.
Consells
-
Els comptes d'actiu, passiu i patrimoni es diuen "comptes permanents" perquè es transmeten d'un any al següent i es modifiquen a mesura que canvien els seus valors. Els comptes d'ingressos i despeses s'anomenen "comptes temporals" ja que al final de cada any es calculen els ingressos i les despeses de l'informe final, aquests comptes estan "tancats", de manera que els ingressos i despeses de l'any vinent es puguin fer un seguiment adequat.
