L'enregistrament adequat dels minuts de la reunió és un pas crític que es pot passar per alt. En alguns casos, mantenir un registre de minuts de reunió pot ser un requisit legal. Si es tracta d'un requisit legal o no, és una bona manera de mantenir a tots enfocats i puntuals després de la reunió, i proporciona un registre històric de les activitats de l'organització.
Agenda de reunions
L'establiment d'un programa ajuda a evitar que la reunió es desorganitzi i us permeti escriure un esborrany avançat per a les actes. Això estalvia temps i fa que sigui més fàcil omplir els espais en blanc de cada tema tal com es discuteix.
Informació preliminar
Etiqueta la part superior del document "Minuts de reunió per a Data". A l'extrem superior dret, indiqueu la informació bàsica sobre la reunió. Tingueu en compte el nom de l'empresa, la data de la reunió i la ubicació i els horaris de la reunió i la conclusió.
Qui va assistir
Els minuts haurien de mostrar qui va assistir a la reunió. Enumereu el nom i el títol de cada persona. Si els assistents provenen d'una organització diferent o bé s'estan remuntant per telèfon, cal tenir en compte això. Tingueu també en compte qui va prendre els minuts de la reunió, que sol ser el secretari corporatiu.
Temes de discussió
Mantén els temes de discussió senzills en compilar els minuts. No citeu el que va dir cada persona. Seguiu una descripció bàsica del tema i indiqueu clarament quina decisió o resultat s'ha aconseguit. No hi ha necessitat d'aprofundir en les actes.
Escriviu minuts immediatament
Escriviu els minuts de la reunió immediatament. Com més temps s'especifiqui abans de minuts, més probablement oblidareu alguna cosa important que s'hagi produït. Alguns consideren útil tenir una gravadora durant la reunió per tenir un registre per comprovar si cal en compilar els minuts. Distribueix una còpia dels minuts de la reunió a tots els assistents.
