Preparar i escriure bons minuts de reunió són habilitats que qualsevol pot adquirir amb una mica de preparació i atenció al detall. Un registre imparcial i correcte de reunions és un requisit legal per a moltes empreses. Ja sigui que escriviu minuts per a una organització empresarial, política, social o de voluntariat, el minut es convertirà en una part permanent de la història de l'organització. En molts casos, es mantenen minuts durant anys, dècades i, en ocasions, segles.
Articles que necessiteu
-
Agenda
-
Llista d'assistents
-
Gravadora
-
Quadern
Arribar a la reunió amb anticipació a l'agenda de la reunió, llista d'assistents i equips necessaris per registrar les actes. Tria un seient prop del facilitador de la reunió. Assegut prop del facilitador de la reunió us permet escoltar millor i demanar aclariments amb facilitat.
Pregunta si pots utilitzar una gravadora per gravar una transcripció d'àudio de la reunió. Si preneu notes a l'ordinador, verifiqueu que funcioni correctament i que tingui un bloc de notes i d'escriptura per utilitzar com a mètode de seguiment de notes en cas que l'equip falli.
Registre la data i l'hora en què es demana la reunió per encàrrec. Registre de l'essència dels informes dels funcionaris i informes de comissions. En general, els informes complets s'adjunten als minuts de la reunió. Registre els moviments a mesura que ocorren. Incloeu qui va introduir cada moviment, que va subscriure la moció i si es va aprovar la moció, que es coneix com a "transportat" o no. Si es presenta un ítem del programa - no es va realitzar durant la reunió però es va celebrar durant un temps posterior, tingueu en compte qui va presentar el moviment per a la taula de l'element i qui va subscriure la moció. Anota els anuncis i les dates de les reunions de seguiment.
Cerqueu o creeu una plantilla de minuts de reunió. És possible que la vostra organització ja tingui una plantilla de minuts de reunió. Si no ho fa, podeu utilitzar una de les moltes plantilles de minuts de reunió disponibles en línia o crear la vostra pròpia plantilla. La plantilla necessita una línia d'encapçalament, cos i signatura. L'encapçalament inclou el nom de l'organització i la data, l'hora i la ubicació de la reunió.
Creeu el cos de la plantilla mitjançant l'agenda de la reunió com a guia. Inclogui els següents elements d'aquesta part: estadístiques d'assistència, aprovació dels últims minuts de reunió, informes oficials i de comitès, negocis antics, nous negocis, anuncis i temps d'espera.
Assegureu-vos que la plantilla inclou línies de signatura i línies de dates per al secretari i l'autoritat d'aprovació.
Prepara els teus minuts amb la plantilla. Elimineu un detall excessiu. Registre el que es va decidir, qui farà l'acció, quan es demani i com l'organització sabrà quan s'acabi l'acció. Després de completar el primer esborrany, reviseu la transcripció d'àudio de la reunió per assegurar-vos que heu capturat tot el necessari. A continuació, editeu els minuts.
Les actes són un registre de les accions que pren l'organització. No és un registre de tot el que es diu, que és una transcripció. Manteniu els vostres minuts professionals. No inclogueu la vostra opinió, judici o interpretació. Frases com ara "acalorat debat" i "excel·lent comentari" no tenen lloc en els minuts professionals de la reunió. Mai incloeu moviments que s'hagin retirat.
Adjunta informes d'oficials i comissions als minuts complets. Feu el nombre de còpies necessari. Si és possible, distribuïu els actes de la reunió abans de la propera reunió, de manera que es puguin fer addicions i / o correccions de manera ràpida.
Consells
-
Consulteu els assistents a la vostra llista quan arribin a la reunió. Recordeu els èxits i les inquietuds. Comproveu que els noms estan escrits correctament. Conserveu una còpia de seguretat dels vostres minuts. No tingueu por de demanar aclariments.
