En determinades circumstàncies, els minuts de reunió d'una organització representen un document legal que no es pot canviar sense un vot del Consell d'Administració. Les modificacions incorrectes incorrectament poden provocar la cancel·lació o cancel·lació de vots, contractes, contractacions i altres accions adoptades durant la reunió. Feu servir un procediment senzill per assegurar-vos que modifiqueu els minuts correctament.
Determineu si les actes ja han estat aprovades formalment per un vot del consell d'administració o si només s'han enviat per a la seva revisió a un president o comitè executiu. Els projectes d'acta que no han estat votats per un tribunal es poden modificar sense un vot de la junta.
Si es fan els canvis suggerits a una persona o persones que revisen l'acta abans que els minuts vagin a la pensió completa, suggereixi els canvis que desitgi. Compara la redacció suggerida final amb els minuts presentats originalment. Expliqueu el motiu dels canvis. Si tothom està d'acord, tingui una secretària que modifiqui els minuts enviats originalment i no aprovats.
Si es fan els canvis suggerits per als minuts que encara no han estat aprovats pel tauler i en una reunió del tauler, utilitzeu el següent procediment:
Feu que el president faci una moció per aprovar els minuts de la reunió. Espereu que se segueixi la moció. Feu que el president obri la qüestió a la discussió. Feu que la persona que suggereixi l'esmena presenteu el motiu dels canvis. Després del debat, la persona que suggereixi que els canvis realitzin una moció per modificar els minuts i donar la redacció exacta dels suggeriments. Espereu que se segueixi la moció. Feu que el president tanqui la discussió i truqui a la pregunta, o faci la votació. Registre la votació, inclosos els noms dels partidaris, oposats i abstenció.
Si els canvis suggerits s'estan realitzant durant minuts prèviament aprovats pel tauler, seguiu el mateix procediment per a la modificació de minuts que es presenten per a l'aprovació de la junta per primera vegada.
Feu que el secretari de gravació o la persona que porti minuts a la reunió faci els canvis en les actes. A la part superior del document que inclou la data de la realització de les actes, tingueu en compte que els minuts es modifiquen ara com a minuts. Inclou la data dels canvis i el nom de la persona que modifica les actes.
