Redactar un certificat d'ocupació és una tasca comuna de recursos humans. Tanmateix, en general no és una bona idea donar informació sobre els empleats actuals o passats per telèfon. Per una banda, no teniu cap manera de verificar la identitat de la persona que truca. Per a un altre, donar informació per telèfon infringeix els controls de privacitat que la majoria de les empreses tenen. Una millor opció és demanar l'autorització per escrit de l'empleat i, a continuació, proporcionar informació d'ocupació per escrit.
Per què un certificat d'ocupació?
Les empreses i particulars que prenen decisions basades, en part, en l'ocupació i el salari actuals o anteriors necessiten una forma de verificar la informació proporcionada per un empleat. Els més habituals són els bancs i altres entitats creditícies, propietaris d'habitatges, agències de personal i altres possibles empresaris. Els prestadors i propietaris solen només han de verificar l'estat de feina i els salaris o salaris. Les companyies de contractació poden sol·licitar informació relativa a l'assistència, els rols i els deures laborals. La vostra política de verificació determinarà la quantitat d'informació que la vostra empresa està disposada a proporcionar.
Estàndard versus verificació formal
La informació que inclou en un certificat d'ocupació depèn sovint de si està creant un certificat estàndard o formal. Qualsevol de les dues versions ha d'estar en paper d'empresa oficial i incloure la data, el títol i la signatura de la persona que emet la verificació. Un certificat estàndard, com el propietari d'una casa pot sol · licitar, normalment inclou el nom d'un empleat, l'estat de l'ocupació, el títol de lloc actual i el salari base anual. Un certificat formal emès a un prestador també pot incloure el número de la Seguretat Social de l'empleat i un segell o segell d'una empresa oficial d'un notari públic.
Format i estil
Un certificat d'ocupació no té un disseny estàndard. Utilitzeu un full de paper estàndard de 8.5 per 11 polzades, estableixi l'orientació de la pàgina al paisatge i els marges a 0.5 polzades per fer que la verificació aparegui més com un certificat tradicional. Estableix l'orientació per retratar i utilitzeu marges estàndard de 1 polzada per a un aspecte de carta comercial. Centreu el paper amb capçalera, que hauria d'incloure el nom de l'empresa i la informació de contacte, i després començar a introduir la informació de verificació. Podeu formatar el certificat com a taula i introduir cada informació en una línia separada, de doble espai. A l'esquerra, introduïu etiquetes com ara "Empleat", "Posició actual" i "Ingrés anual". Afegiu la informació adequada al costat dret.
Opcions de lliurament
Les opcions de lliurament sovint són diferents per als certificats estàndard i formals. Per obtenir un certificat estàndard d'ocupació, la majoria de les empreses s'enviaran per correu electrònic, fax o correu electrònic a un destinatari. Quan un certificat formal inclou un número de la Seguretat Social, la majoria de les empreses envien la informació a través del correu electrònic dels EUA. També pot permetre als empleats recollir i lliurar el seu propi certificat. Tant si notifica a un empleat que ha lliurat un certificat depèn de la mida de la vostra empresa i de quantes sol·licituds obtingueu per aquest servei.
