Diverses situacions poden demanar-li que escrigui una carta de certificació, com verificar l'ocupació d'un treballador o la realització d'un curs per part d'un estudiant. Les cartes de certificació són bàsicament cartes de confirmació, i, idealment, han de ser directes i concises. Si heu de fer una carta de certificació per a qualsevol propòsit, utilitzeu un format estàndard de carta de negocis i sigui el més específic possible. Com que aquest tipus de lletra es pot utilitzar com a registre oficial, és important que la informació sigui explícita i que l'idioma sigui clar.
Escriviu la lletra de papereria amb el vostre capçalera professional. Si no teniu cap, creeu un encapçalament a la part superior del document que inclogui el vostre nom, adreça, número de telèfon i adreça de correu electrònic professional.
Doble espai i escriu la data actual. Torneu a fer doble espai i escriviu el nom del destinatari i el títol del lloc de treball, el nom de la vostra empresa i l'adreça de la companyia.
Obert amb una salutació formal, dirigint-se al destinatari per nom amb el prefix adequat. Per exemple, "estimat senyor Jones".
Escriviu una línia d'assumpte i un encapçalament curt indicant el que fa referència la lletra. Per exemple: "Assumpte: Carta de certificació d'ocupació per a Mary Charleston".
Escriviu un paràgraf introductori i expliqueu exactament què estàs certificant. Si la matèria inclou noms d'individus o empreses i dates, incloeu-los aquí. Per exemple: "Això és certificar que Mary Charleston va ser emprada per Roberts Bank a partir del 3 de novembre de 2008, fins al 4 de març de 2010."
Escriviu un segon paràgraf i expliqueu en quina autoritat està escrivint la lletra; en altres paraules, per què és vostè qui sol · licita certificar la sol·licitud? En l'exemple anterior, el remitent pot ser el cap de la senyora Charleston a Roberts Bank.
Gràcies al destinatari pel seu temps i finalitza amb un tancament formal, com "Sincerament". Doble espai dues vegades i escriu el teu nom. Imprimiu la lletra i firmeu el vostre nom per sobre del vostre nom amb nom.
