Un sistema d'informació de gestió (MIS) o sistema de gestió d'informació és especialment important per a empreses que treballen conjuntament amb altres empreses, de manera que els dos han de compartir informació o transferir informació entre ells. A més, les empreses amb més d'un departament o unitat poden utilitzar MIS per compilar la informació en una ubicació central, impedint així la pèrdua d'informació. Un MIS té quatre funcions clau.
Recopilació de dades
Les organitzacions utilitzen un MIS per emmagatzemar dades. El MIS emmagatzema la informació en un dels dos sistemes de bases de dades. El primer tipus de base de dades, la base de dades relacional, emmagatzema els ingressos dels usuaris i, a continuació, relaciona aquesta informació amb la resta d'informació del sistema. Posteriorment, la base posa aquesta informació en gràfics o gràfics perquè els usuaris puguin comparar dades. El segon tipus de base de dades, la base de dades jeràrquica, emmagatzema les dades en l'ordre en què es va rebre, però no proporciona cap taula de comparació per a l'usuari.
Generació d'informes
Mentre que el MIS serveix per emmagatzemar dades, també utilitza aquestes dades per generar informes. Els usuaris del sistema determinen els tipus d'informes, amb plantilles específiques disponibles al sistema per a diversos tipus d'informes. Quan l'usuari ho indiqui, el sistema compila l'informe necessari, inserint dades a la plantilla i, a continuació, imprimiu l'informe de l'empresa.
Accessibilitat i integració
El MIS funciona amb accés obert. L'accés obert significa que el MIS principal pot connectar-se o integrar-se amb altres sistemes de l'empresa, que permeten canvis en les dades procedents de diferents fonts i de diverses ubicacions. Aquesta funció proporciona dos resultats importants. Les organitzacions poden actualitzar el sistema per proporcionar informació juntament amb polítiques i normes, i el sistema es pot mantenir sense necessitat de personal de servei professional.
Escalabilitat
Una característica important d'un MIS és que les empreses poden comprar una versió petita d'un sistema i després, amb el temps, afegir-hi com ho permeten les finances. Les empreses poden afegir més capacitats de dades, així com funcions del sistema, al sistema inicial a mesura que el negoci creix, eliminant la necessitat que el propietari del negoci compra un sistema completament nou cada pocs anys.
