Sense un sistema de gestió de bases de dades organitzant, controlant i catalogant dades, un sistema d'informació seria una conglomeració de dades organitzada. El paper final d'un sistema de gestió de bases de dades és implementar controls i proporcionar manteniment als fitxers de dades mitjançant la seguretat de dades per assegurar la integritat de les dades.
Catalogació d'estructures de fitxers
El procés de catalogació d'arxius en un sistema de gestió de bases de dades (DBMS) és extremadament important. Hi ha diversos tipus d'arxius, que van des del codi de l'ordinador i programes de consultes (que extreuen informació) a la utilitat del sistema i els programes de manteniment de registres. Tots aquests programes tenen una estructura d'arxiu única, que s'identifica mitjançant un sistema esquemàtic o "esquema". Sense el procés d'una estructura de fitxers, els fitxers serien difícils d'accedir i operar. Una estructura de fitxers dins d'un (DBMS) proporciona una estructura ordenada per a l'accés i la gestió de fitxers.
Identificació de tipus de base de dades
Un sistema DBMS pot consistir en diversos tipus de bases de dades. Una base de dades conté l'estructura de registre de la informació. Les bases de dades dBMS poden ser una base de dades indexada, seqüencial o relacional. Una base de dades d'índex es basa en una clau primària i es pot indexar en qualsevol camp únic de l'estructura de la base de dades. Es accedeix a una base de dades seqüencial començant en el primer registre de la base de dades i una base de dades relacional està formada per registres que es poden unir a altres registres existents en una altra base de dades basada en identificadors únics. El SGBD permet particionar, catalogar i accedir a aquests tipus de base de dades.
Seguretat de dades
La seguretat de dades és una característica important per a qualsevol sistema d'informació. Un DBMS proporciona taules de seguretat, que són registres designats per a informació d'usuari, identificació i contrasenyes. El sistema de seguretat es construeix a partir de taules de bases de dades relacionals i s'ha de complir cada condició (codis d'accés d'usuari) a cada taula perquè un usuari accedeixi al sistema. Els sistemes DBMS poden tenir aplicacions de seguretat integrades, que assignen drets i privilegis d'usuari mitjançant l'ús d'una taula d'autoritats a les aplicacions de serveis del sistema.
Taules i registres
Dins d'un SGBD, totes les bases de dades tenen registres assignats. Els registres es classifiquen com a ítems o detalls. Els registres d'elements són registres d'informació general i els registres de detalls se centren en un identificador de camp dins del registre de l'element i proporcionen informació "detallada" addicional al camp i generen el registre del registre de l'element. Les taules són estructures en què existeixen registres d'elements i detalls. Un exemple de registre d'un ítem i detall és una descripció dels mobles en una base de dades que consisteix en camps de dades generals per a l'enviament, el pagament, etc., i un registre de detall corresponent, que més trenca el mobiliari en diversos colors.
Integritat dels conjunts de dades
Si un sistema d'informació és un sistema de processament basat en la transacció, es creen conjunts de dades per catalogar canvis en les dades iniciades pels usuaris al sistema amb tots els canvis que generen informes sobre un informe d'excepció de transacció. Les dades es recopilen, distribueixen i processen mitjançant mètodes en lot o en temps real. Si es tracta d'una rutina per lots, la majoria d'organitzacions actualitzaran els seus sistemes un cop al dia mentre que, amb un sistema en temps real, les actualitzacions es poden afegir immediatament.
