Un sistema d'informació comptable recull totes les dades i xifres dels registres financers d'una organització i els organitza en una estructura ordenada. El sistema d'informació comptable serveix tres funcions bàsiques: recopilar i processar dades, proporcionar informació als responsables de la presa de decisions de l'organització i veure que el personal comptables registra la informació amb precisió i protegeix les dades.
Recollida i processament
En la fase de cobrament d'un sistema d'informació comptable, els comptadors o els comptadors recopilen i registren dades de vendes en efectiu, comptes a cobrar, compres en efectiu, pagaments i nòmines, entre altres transaccions. En els sistemes informatitzats, el programa de programari processa tots els deutes i crèdits en una base de dades d'administració d'informació completa.
Informes per a la gestió
El personal comptable distribueix informes als responsables de la presa de decisions de l'organització, com ara directius de vendes i màrqueting, gestors de producció, administradors financers i tots els caps de departament. La Direcció utilitza la informació generada a partir del sistema d'informació comptable per analitzar les operacions i condicions financeres actuals de l'organització i elaborar plans i establir objectius per al futur. Per exemple, un balanç creat a partir del sistema pot mostrar la gestió, els propietaris, els creditors i els inversors on l'organització es troba financerament en un moment determinat.
Precisió i seguretat
Limitar el nombre de persones que tenen accés al sistema aconsegueix la tercera funció d'un sistema d'informació comptable per assegurar que l'empresa mantingui les dades correctes amb seguretat. Els líders de l'organització han de decidir qui serà. Per exemple, els empleats formats, els comptadors de comptes o els comptadors requereixen accés per verificar i introduir dades al sistema i generar informes. Altres associats de l'organització, tant interns com externs, generalment no necessiten manipular les dades.
Tipus de sistemes i el que s'inclou
Les empreses normalment computen un sistema d'informació comptable en totes les organitzacions més petites, encara que les més petites. Els usuaris d'ordinadors introdueixen dades en programes de programari que completen els càlculs i classifiquen i presenten les entrades en les categories adequades. El sistema pot generar diversos tipus d'informes, depenent de la sol·licitud de l'usuari. El sistema d'informació inclou tots els passos en el cicle de comptabilitat, i la paperassa de còpia impresa que prova les transaccions, com ara ordres de treball, factures i estats financers, forma part del sistema. En empreses més petites, com ara una operació mom-and-pop on es produeixen poques transaccions, l'empresa pot mantenir el sistema d'informació de comptabilitat manualment. Una vegada més, el comptable utilitza tot el cicle de comptabilitat i construeix informes manuals dels resultats.
