Ajustar entrades sovint són necessàries al final d'un període de comptabilitat per fer ajustos als saldos dels comptes comptables generals de la companyia. Aquestes entrades, anomenades AJEs (ajust de les entrades de diaris), es registren per primera vegada en el diari d'ajust i porten comptes com depreciació, amortització, inventari, passius, saldos de préstecs i acumulacions actualitzades, de manera que els estats financers reflecteixen amb precisió la situació financera de la companyia. AJEs també es pot utilitzar per corregir errors en publicar transaccions originals. Cada AJE implica com a mínim una entrada de domiciliació bancària i com a mínim una entrada de crèdit, juntament amb una explicació per escrit del propòsit de l'AJE.
Registre de despeses d'amortització i despeses d'amortització per al període. Els horaris de depreciació segueixen la part utilitzada de les vides útils dels actius fixos, com ara la propietat, la planta i l'equip. Els horaris d'amortització fan un seguiment de la vida útil dels actius immaterials utilitzats, com ara els costos d'inici, les patents, els punts de préstec i els drets d'autor. Feu aquests AJEs publicant un domiciliació bancària als comptes de depreciació o amortització i un crèdit al compte d'amortització acumulada o al compte d'amortització acumulat. Escriviu una explicació a sota de cadascuna d'aquestes transaccions al diari d'ajust, com ara "Per registrar una despesa de depreciació (o amortització) per a l'exercici que finalitzi el 12/31 / 20XX".
Ajusteu els comptes d'inventari acreditant l'import utilitzat en la producció durant el període al compte d'inventari i el domicili d'una quantitat igual al cost del compte venut. Escriviu una explicació a l'entrada del diari d'ajust, com ara "Per registrar l'inventari utilitzat per a l'any que finalitza el 12/31 / 20XX". Pot haver-hi molts comptes d'inventari si cada ítem es fa seguiment per separat, i això requereix una entrada a cadascun dels comptes d'inventari. Assegureu-vos que els crèdits totals d'aquests comptes equivalen als deutes totals al cost de les mercaderies venudes.
Porteu els saldos dels préstecs actualitzats fent que els ajuts a curt termini a llarg termini i els préstecs a llarg termini i els comptes a cobrar els préstecs. Els saldos de préstecs a curt termini són les quantitats pagaderes o cobrades dins d'un any. Els saldos a llarg termini són aquells que s'han de pagar o cobrables durant períodes superiors a un any. Aquests saldos solen ajustar-se al final de l'any, de manera que els imports vençuts durant l'any següent es separen de la resta dels préstecs. El deute dels préstecs a llarg termini correspon als imports iguals als pagaments de l'any fiscal següent, i acredita aquests imports a comptes de préstec a curt termini. Escriviu una explicació com ara "Per ajustar els saldos creditors a curt termini / llarg termini (pagadors o per cobrar) per a l'any que finalitza el 12/31 / 20XX".
Acumular quantitats degudes i cobrades al final d'un període que es pagarà o es cobrarà durant el proper període, registrant-les ajustant les entrades del diari. Per exemple, si els empleats han obtingut salaris durant un període, però no es pagaran fins al període posterior, registreu els passius de la nòmina acreditant els salaris pagaments i la deducció de la despesa salarial. Les vendes realitzades durant el període actual que els clients pagaran durant el pròxim període requereixen un càrrec a comptes a cobrar i un crèdit a vendes. Les despeses realitzades durant el període actual que l'empresa pagarà durant el pròxim període requereixen un crèdit a les despeses acumulades i un càrrec a un compte de despeses adequat. Escriviu una explicació com ara "Per acumular els salaris obtinguts a 12/31 / 20XX, a pagar en 1/31 / 20XX".
Corregiu errors en la publicació amb AJE per proporcionar transparència en la comptabilitat del període. És possible que algun programari de comptabilitat simplement torni a l'entrada original i corregiu l'error allà, però amb AJEs per a aquestes correccions, es reconeix que es va fer un error honest, es va reconèixer i es va corregir. Canviar les entrades originals després de fer-les pot provocar la sospita que algú intenti cobrir errors o fins i tot activitats il·legals.
Consells
-
Feu d'ajustar les entrades de diari al final de qualsevol període, es prepararan els estats financers. Aquests poden ser estats financers mensuals o trimestrals (estats financers intermedis) o estats financers anuals. Les explicacions dels estats financers intermedis inclouen el període durant el qual es fan els ajustaments, com ara "… al mes que finalitzi el 31 de gener de 20XX" o "… per al trimestre que finalitzi el 31 de març de 20XX". L'explicació hauria de ser prou clara perquè no tingueu problemes per recordar per què es van fer les entrades a l'hora de veure'ls més endavant.
Avís
Atès que aquestes entrades d'ajust s'efectuen al diari d'ajust, recordeu també publicar-les als comptes de llibre general corresponents. La majoria de programari de comptabilitat, com ara QuickBooks, fan que aquestes publicacions es publiquin al llibre general automàticament quan les introduïu al diari d'ajust.
