Les reunions empresarials requereixen programació, organització, lideratge, manteniment de registres i seguiment. La manera en què procedirà el projecte dependrà de la presa de decisions i de l'acció que es derivarà de l'esforç de col·laboració possible a partir de la reunió.
Articles que necessiteu
-
Agenda
-
Sala de reunions
Esborrany de l'agenda de la reunió. L'ordre del dia es basa en totes les qüestions que requereixen debat per a decisions que siguin necessàries per potenciar el vostre projecte o objectius. Enumereu tots els problemes coneguts en un format escènic amb punts de bala. Un cop hàgiu redactat l'ordre del dia, coneixeràs els problemes i, a continuació, sabreu qui ha d'assistir a la reunió.
Envieu un correu electrònic massiu o feu trucades telefòniques a totes les persones que necessiten assistir a la reunió i demanar-ne la disponibilitat amb dates i hores a través d'un període de setmana si teniu diversos assistents. Això només pot suposar un repte desmesurat per als horaris ocupats. Una vegada que tingueu la disponibilitat de tots, feu referència a les programacions d'una data i hora disponibles. Planifiqui el temps suficient per celebrar la reunió i envieu un avís a tots els assistents sobre la data, hora d'inici, hora de finalització i ubicació de la reunió, juntament amb una còpia de l'ordre del dia.
Al preparar-se per a la reunió, teniu còpies de l'agenda distribuïda a tots els assistents juntament amb els documents que seran objecte de discussió. Les tauletes de visualització i les presentacions de punt de poder han d'estar preparades per a la visualització amb cavallets i els projectors, ordinadors portàtils i pantalles necessaris. A més, l'organitzador de la reunió ha d'estar preparat per dirigir la reunió i un guardià de registre ha d'assistir a la reunió per prendre notes.
L'organitzador / líder de la reunió necessita mantenir la discussió en el bon camí. La discussió conduirà inevitablement a qüestions tangencials i discussió fora del tema, de manera que el líder ha d'assegurar-se que la discussió eventualment torni als temes de l'agenda. El líder també ha de fer un seguiment del temps i mantenir el debat fluint per arribar a tots els temes del programa. El líder ha de proporcionar una breu descripció dels temes del programa per iniciar la discussió i també fer preguntes o sol·licitar l'entrada dels assistents per obtenir la informació necessària. El líder hauria de concloure cada element d'acció amb la persona responsable de la realització de l'article i un calendari estimat per a la seva finalització.
Un cop finalitzats tots els temes del programa, el grup haurà de programar una reunió de seguiment si és necessari o programar regularment reunions en un dia i hora acordats.
El guardià hauria de compilar les seves notes en un minut de reunió organitzat en format de resum. El projecte d'acta s'haurà d'enviar als assistents a la reunió per demanar comentaris, correccions o canvis. Els minuts de la reunió final es distribuiran als assistents i s'utilitzaran per realitzar accions de seguiment i, si és necessari, la base de la propera reunió.
