La celebració d'una reeixida reunió comercial no només implica el contingut i els membres de la reunió, sinó també l'ordenació dels mobles. Per organitzar de manera efectiva una sala per a una reunió de negocis, voldreu considerar la funció de la reunió i crear l'ambient i l'espai de treball adequats per a la productivitat. Si l'habitació està ben preparada per a la vostra reunió, els associats podran treballar i funcionar sense interrupcions ni distraccions per aprofitar plenament el temps de reunió disponible.
Articles que necessiteu
-
Taules
-
Cadires
-
Accessoris de presentació
-
Llaços Zip
-
Cinta de conductes
-
Llums
-
Taules laterals, segons sigui necessari
-
Articles d'aliments i begudes
Tingueu en compte la funció de la sala i el lloc de taules en conseqüència. Una reunió d'estil de discussió hauria d'utilitzar un estil de taula rodona organitzant taules en un cercle o semicercle, de manera que cada participant pugui veure a tothom. Les presentacions poden utilitzar una sala de juntes configurada amb un gran rectangle o col·locar taules més petites en files amb cada participant que s'enfronti a la mateixa direcció.
Organitzeu el vostre seient al voltant de les taules d'acord amb el disseny de la vostra taula utilitzant cadires còmodes adequades per a la durada de la reunió. Les cadires de plàstic dur només s'han d'utilitzar per a reunions curtes (hores o menys) per mantenir els empleats centrats i còmodes. Col·loqueu de dues a tres cadires addicionals al costat de l'habitació en cas que hi hagi més convidats del previst o una butaca de cadira.
Col·loqueu qualsevol suport, com ara podis, voltejants, pantalles de projectors o pòsters de presentació en una zona clarament visible al davant de l'habitació, de manera que cada participant pugui veure-ho amb facilitat. Si utilitzeu llibretes o carpetes, col·loqueu-les a cada cadira al costat de la taula, o bé configureu-les al costat per distribuir-les més tard a la reunió. No permeti que aquests elements incloguin l'espai de treball o dificulten el moviment a l'habitació, com ara apilar-los al terra.
Apagueu el timbre en qualsevol telèfon de l'habitació per evitar interrupcions; No obstant això, no desconnecteu el telèfon per permetre trucades sortints en cas d'emergència. Si s'utilitzen ordinadors per a la reunió, agrupeu tots els cables amb cremallera per evitar enredar-se amb els peus i tapar-los a la planta que corre a través de les passarel·les.
Afegiu una il·luminació addicional més enllà de la il·luminació superior a l'habitació per suavitzar l'atmosfera i fer reunions més llargues menys tensades visualment. Establiu llums en taules laterals on no estaran en el camí o bloquejaran les vistes, però eviten les espelmes, que poden emetre llum suau i fragància, però que poden suposar un perill.
Estableix una petita àrea de servei d'aliments en una cantonada de l'habitació o al costat d'una paret prop de la porta per subministrar aigua embotellada, refrescs, cafè o aperitius, com galetes, brownies o fruites i safates de carn. Si utilitzeu menjar per a reunions llargues, eviteu aliments d'alt contingut en sucre i assegureu-vos que hi hagi una paperera propera a l'àrea de serveis per mantenir la taula clara i ordenada quan acabi el menjar.
Consells
-
Si teniu l'opció de seleccionar la sala de reunions, intenteu trobar una habitació tranquil·la a partir de l'excés de soroll i distraccions, tot i que encara situï la sala de reunions còmoda als banys al mateix pis de l'edifici.
Si és possible, ajusteu el termòstat a l'habitació a un entorn confortable perquè els assistents no siguin massa calents o freds, cosa que provoca molèsties i distraccions en les quals no podran centrar-se en la tasca.
