Si la reunió ha estat amb col·legues o competidors, sempre us recomanem que resumeixi el que s'ha discutit i, sobretot, el que s'ha decidit, i fer-ho per escrit, tan aviat com sigui possible després. Podeu combinar peces rellevants d'una biblioteca de documents empresarials, com ara la de "Inc." Pàgina web de la revista.
Articles que necessiteu
-
Notes o altres registres de la reunió
-
Documents referenciats o distribuïts a la reunió
Comença amb una resum amistosa però clara de la data, hora i lloc de la reunió, que va assistir a quines capacitats i una breu declaració de la finalitat de la reunió. Per exemple, "Estimat Mike: Gràcies de nou per passar ahir al matí amb mi i Steve del nostre departament d'art, debatre els plans per redissenyar el vostre embalatge".
Revisa quins documents i materials es van presentar a la reunió i quins són els temes significatius de discussió sobre ells: "M'alegro que li agradessin les idees de Steve tant com ho vaig fer. Acordem que el cartró hexagonal dóna un canvi important al vostre producte per cridar l'atenció sobre les característiques que afegiu l'any que ve, però que construir-lo per quedar-se horitzontalment al prestatge serà més estable i ens permetrà fer ambdós extrems lleugerament convexs, en lloc d'un pla i l'altre un punt allargat sense connexió real amb la producte ".
Proporcioneu informes sobre tots els elements d'acció acordats a la reunió: "Steve s'ha compromès a tenir les noves especificacions de disseny a la nostra unitat de fabricació d'avui, i haurien de poder donar-me noves xifres de costos per al cartutx horitzontal per al final de la setmana. i ambdós estaré decebut si aquestes xifres no són almenys un 20% per sota de les estimacions que teníem ahir per al cartutx vertical i apuntat, ja que la fabricació serà simètrica i menys complexa. la decisió que tingueu sobre si la sivella del cinturó serà estampada o estampada, i si voleu tinta metàl·lica sobre ella, abans de poder subscriure els costos ".
Estableix les línies de temps per als propers passos de totes les parts: "Vaig fer una nota que pensàveu que podia prendre aquestes decisions realitzades avui o demà. Això ens permetria tornar a vostè a prop del dilluns comercial amb xifres de costos bastant sòlides que podem començar per formalitzar un contracte ".
Tanca la lletra d'una forma tan amigable que sigui apropiada a la naturalesa de la reunió i reescriguis els plans per a qualsevol altra reunió que hagueu programat: "Sempre és una reunió de plaer amb vosaltres. Emmoro dimarts a la vostra oficina al meu calendari, quan porti la maqueta que Steve està treballant. Fés-me saber si Jan serà capaç d'unir-te ".
Consells
-
El correu electrònic està bé com a forma d'enviar el seguiment de la manera més oportuna, però sempre és millor enviar per correu electrònic, especialment quan la reunió inclou diverses empreses i assumptes que es formalitzaran més tard en contractes i comandes de compra. Envieu còpies de la carta de recapitulació a tots els assistents a la reunió o s'esmenten a la carta per nom, funció o departament.
