Tenir les persones adequades que es mostren a la vostra reunió de negocis pot fer o trencar l'esdeveniment. Quan feu una invitació professional i convincent, convida els convidats sobre la importància de la reunió, la necessitat de la seva assistència i el benefici que tenen.
Personalitzeu la invitació si envieu lletres individuals. Utilitzeu el paper de carta de l'empresa o el vostre logotip si envieu targetes preimpreses. Per a les invitacions per correu electrònic, mostra el logotip i els enllaços del lloc web. Adreceu-vos a cada persona per nom i que la correspondència provingui d'un oficial d'empresa d'alt rang, amb signatura.
Condueix amb una frase convincent d'obertura que explica què està succeint i per què la persona està convidada a assistir. Per exemple, "La vostra experiència en el sector et fa un candidat ideal per al nostre nou comitè directiu. M'agradaria convidar-lo a reunir-se i barrejar-se amb els motors i els vibradors de la nostra comunitat empresarial en un dinar i presentació atesos ".
Esmentar l'exclusivitat de la reunió, el tema que es debatrà o els resultats desitjats del dia. Per exemple, "Hem convidat només una dotzena de directius generals locals a formar part d'aquesta taula rodona. El nostre objectiu és generar recomanacions empresarials per lliurar a la legislatura estatal el proper any sobre les necessitats úniques dels empresaris del nostre estat. Volem que la vostra veu sigui escoltada ".
Tingueu en compte oradors convidats, menjars o oportunitats de treball en xarxa que poden atraure professionals ocupats. Per exemple, "escoltarem dels candidats locals que s'executen per a l'oficina i proporcionarà un període de Q & A. També brindarem un brunch i un bar cafeteria."
Incloeu tots els detalls pertinents de la reunió en una secció ressaltada o en negreta de la vostra carta que destaca per al convidat. Informació vital, com ara la data, l'hora i la ubicació, es poden perdre en el cos d'una carta. Posa-ho tot en una secció per fer-ne una referència fàcil.
Sol·liciteu un RSVP per una data concreta perquè pugueu planificar en conseqüència. Donar als convidats diverses maneres de confirmar l'assistència, com per correu electrònic, lloc web de l'empresa, targeta preimpresa o trucada telefònica.
Consells
-
Comproveu els calendaris de negocis locals i de la comunitat per a esdeveniments en conflicte abans de programar una data i hora. No vol competir amb una funció de Cambra de Comerç, esdeveniment Rotary club o gran conferència o fira comercial.
Envieu les invitacions amb almenys un mes d'antelació amb avisos de recordatori dues setmanes per donar temps als assistents per afegir-vos a la vostra agenda. Si es tracta d'una reunió o conferència important en què les persones necessiten planificar viatges i allotjaments, comenceu almenys sis mesos de preavís sempre que sigui possible.
